La protocollazione è un’operazione fondamentale quando si parla di gestione di un archivio. Ma di cosa si tratta, con precisione? E qual è il significato di questa parola?
Protocollo…
Bisogna partire da questo per capire, effettivamente, il significato protocollazione. In archivistica, il protocollo è il registro sul quale vengono annotati, quotidianamente, tutti i documenti ricevuti o inviati da un determinato ente. Si tratta di un’operazione di estrema importanza che va compiuta con la massima attenzione.
Infatti, sul protocollo, per la precisione nelle apposite caselle, vengono riportati tutti i più importanti dati identificativi relativi ai documenti protocollati. Una volta annotato, il documento entra, a pieno titolo, a far parte di un archivio. Ma soprattutto l’annotazione in un protocollo attesta la veridicità del documento annotato, in ogni sua parte.
Solitamente, le informazioni fondamentali riportate in un protocollo sono:
- Identificativo univoco del documento annotato;
- Data di ricezione;
- Mittente;
In quest’operazione, un ruolo di prim’ordine viene svolto dal titolario di classificazione: si tratta della ratio (declinata, solitamente, in specifiche categorie) in base alla quale i documenti vengono ordinatamente archiviati in uno specifico archivio.
…e protocollazione
La protocollazione è, appunto, l’atto di registrazione di un documento in un protocollo. Un’operazione, come già accennato, che deve essere condotta con la massima attenzione e sempre tenendo presente quanto riportato/stabilito all’interno del titolario di classificazione.
