Esistono alcuni documenti che, più di altri, possono massimizzare il valore della dematerializzazione e la conservazione sostitutiva. Come possono essere individuati questi documenti? L’analisi del Rapporto 2011 sulla fatturazione elettronica e dematerializzazione dell’Osservatorio della School of Management PoliMi ha elencato cinque caratteristiche per riconoscere il documento giusto da dematerializzare e da conservare tramite strumenti di conservazione sostitutiva.

I cinque elementi sono i seguenti:

  1. La dimensione fisica del documento;
  2. L’elevato grado di dispersione nell’organizzazione;
  3. Il frequente utilizzo o accesso al documento;
  4. Il significativo impatto sui processi d’interfaccia;
  5. La presenza di obblighi fiscali, contabili o amministrativi relativi alla conservazione.

Per avere un’idea più precisa del tipo di documenti di cui si sta parlando, si possono citare documenti diffusi in ogni tipo d’azienda, quali i contratti, i libri e le scritture contabili. A essi si aggiungono alcune tipologie di documento che fanno riferimento ad attività o specifiche (come i fascicoli assicurativi e doganali).

Con la dematerializzazione e la conservazione sostitutiva di questi documenti, l’azienda potrà godere di un ciclo brevi di ROI e sfruttare fin da subito tutti i vantaggi di un’azienda paperless.

0 commenti

Lascia un Commento

Vuoi partecipare alla discussione?
Sentitevi liberi di contribuire!

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *