Quando “buttare” i documenti: i consigli e le indicazioni da seguire
Il termine potrebbe essere considerato leggermente tranchant (bisognerebbe, infatti, parlare di scarto documentale) ma il concetto è, grossomodo, lo stesso: a un certo punto, ci si trova nella condizione di dover eliminare la documentazione non più necessaria. Operazione da non prendere sottogamba e da gestire nel modo più opportuno.
Sapere quando “buttare” i documenti è un’informazione da tenere sempre ben presente sia nel settore pubblico sia nel settore privato. Ma non si tratta, semplicemente, di privarsene: bisogna anche fare in modo che siano completamente distrutti, dal momento che, presumibilmente, tali documenti contengono dei dati sensibili su enti, aziende e/o persone.
Temi:
- Per quanto tempo si devono conservare i documenti?
- Distruggere i documenti cartacei
- Distruggere i documenti digitali
Per quanto tempo si devono conservare i documenti?
La normativa italiana prevede che i documenti debbano essere conservati per uno specifico periodo di tempo. Questo perché, in caso di controlli o di contenzioso, devono poter essere sempre esibiti, così da provare la validità di quanto in essi contenuto.
Distruggere i documenti cartacei
Quindi, alcuni specifici documenti, esaurita la loro funzione nel disbrigo degli affari correnti, devono essere conservati per il periodo di tempo previsto dalla legge. Tali documenti vanno conservati in quello che viene definito archivio di deposito, dove “attendono” che passi il periodo obbligatorio di conservazione.
E una volta che tale periodo è scaduto? Qualora essi non siano considerabili di valore storico o non siano soggetti a vincoli di tutela, si può procedere con il loro distruzione. Per distruggere i documenti cartacei, ci sono due grandi soluzioni.
1. Ricorrere a un distruggidocumenti: poco professionale
La prima soluzione è la meno professionale e sicura. In commercio è possibile facilmente trovare dei distruggidocumenti, macchinari che tritano i documenti o li riducono in tante piccole striscioline. I materiali di scarto risultanti da quest’operazione, a loro volta, devono essere poi portati al macero.
Questa, comunque, non è la soluzione migliore. Perché:
- Per un numero di documenti da distruggere molto ampio, l’operazione diventa inutilmente lunga;
- Non è sicuro che tutti i dati sensibili contenuti nei documenti siano effettivamente distrutti.
- Determinate tipologie di documenti necessitano di specifiche procedure di scarto.
2. Rivolgersi ai professionisti del settore: la soluzione migliore
Per la distruzione dei documenti cartacei, è preferibile rivolgersi ai professionisti della gestione degli archivi cartacei. I quali prendono in carico la gestione dell’archivio in tutte le sue fasi, dalla conservazione fino allo scarto dei documenti non più necessari.
Lo smaltimento di un archivio cartaceo, infatti, è un’operazione molto più complessa di quanto si possa credere e richiede delle specifiche procedure: solo in questo modo si avrà la totale certezza che i dati sensibili presenti in tali documenti siano effettivamente e definitivamente cancellati, e che nessuno possa carpirli.
Distruggere i documenti digitali
Per lo scarto dei documenti digitali, bisogna prendere come riferimento la circolare 8/2004 diffusa dalla Direzione generale per gli archivi. In un suo stralcio, si può leggere che:
Le SSLL, e in particolare le Soprintendenze archivistiche per i documenti conservati da Amministrazioni non statali, non autorizzeranno la distruzione degli originali cartacei dei documenti destinati alla conservazione permanente.
Questa circolare ha due grandi implicazioni per quanto riguarda la cancellazione dei documenti digitali:
- Non è possibile eliminare i documenti analogici destinati alla conservazione permanente anche se ne è stata creata e correttamente conservata una versione digitale. Questo perché le Soprintendenze e le Commissioni di sorveglianza (gli unici soggetti che possono autorizzare lo scarto dei documenti) non possono svolgere tali operazioni proprio in virtù della già citata circolare 8/2004.
- Per i documenti per i quali la legge o i massimari di scarto non prevedono la conservazione permanente, sarà possibile cancellare l’originale analogico e conservare solo la versione digitale. Sempre a condizione che il soggetto autorizzato abbia rilasciato l’autorizzazione a procedere.
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