Quando è obbligatorio il Manuale della conservazione sostitutiva
La diffusione della conservazione sostitutiva nelle PA, nelle aziende e negli studi professionali può portare grandi benefici in termini di abbattimento di costi e incremento dell’efficienza. Porta con sé anche alcuni oneri, tra i quali la nomina obbligatoria di un Responsabile della conservazione sostitutiva, la redazione e la tenuta di un Manuale di conservazione.
Abbiamo visto come, con le nuove regole tecniche per il protocollo informatico, il Manuale di conservazione diventa obbligatorio nella sua tenuta e nella sua pubblicità per ogni PA, ma tale manuale è obbligatorio anche quando l’archivio elettronico di un’impresa o di un professionista includa documenti fiscalmente rilevanti e voglia sostituirsi al classico archivio cartaceo (conservazione sostitutiva, appunto).
Dietro l’obbligatorietà della presenza di un Manuale della conservazione digitale c’è una ragione piuttosto chiara: dare la possibilità a un controllore esterno di accedere agevolmente ai processi e alle logiche che sottendono la conservazione sostitutiva in formato digitale. Inoltre, tale documento dovrà essere corredato d’informazioni relative alla sicurezza, alla qualità e al controllo.
Esiste una strada per poter godere di tutti i benefici della conservazione sostitutiva e della digitalizzazione dell’archivio cartaceo, senza dover prendersi in carico questi oneri che, in alcuni casi, possono scoraggiare il professionista o l’imprenditore. La legge, infatti, dà la possibilità di affidare all’esterno il ruolo di Responsabile della conservazione sostitutiva. Il servizio di gestione documentale digitale di Bucap prevede la presa in carico di tutto il processo di gestione documentale: dalla digitalizzazione dei documenti cartacei, passando per la nomina del Responsabile della conservazione sostitutiva, per arrivare alla redazione del Manuale di conservazione sostitutiva, sollevando l’azienda da tutti gli obblighi di legge.
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