Una società o un ente pubblico possono dotarsi di un unico grande archivio o destinare i documenti relativi alle attività svolte ad archivi diversi pensati per tipologie di attività. Generalmente più una struttura, sia essa privata o pubblica, è grande e articolata e più necessita di una differenziazione che consente di reperire un documento in modo veloce, sicuro e in ogni momento.

La conservazione dei documenti, sia in formato cartaceo sia in formato digitale, richiede l’accurata pianificazione degli spazi (reali o digitali) e delle tecniche da adoperare per la loro archiviazione. In tal senso, è sicuramente utile sapere quali sono i tipi di archivio, così da implementare una gestione documentale a regolare d’arte.

Temi:

• Archivio: una definizione
• Ma quanti sono i tipi di archivi?
• Come funziona un archivio
• Archivio informatico e archivio cartaceo
• Archivio ibrido

Archivio: una definizione

Una delle migliori definizioni di archivio è quella fornita dalla Direzione generale degli archivi:

Complesso dei documenti prodotti o comunque acquisiti da un ente (magistrature, organi e uffici centrali e periferici dello Stato, enti pubblici territoriali e non territoriali, istituzioni private, famiglie e persone) durante lo svolgimento della propria attività. […] In questa accezione, si usa spesso la parola fondo come sinonimo di archivio.

Per esteso, con il termine “archivio” si può anche indicare:

• I locali dove sono contenuti i documenti;
• Un istituto che gestisce archivi di varia provenienza.

Il vincolo archivistico

Sempre sul sito della Direzione generale degli archivi, è specificato che:

I documenti che compongono l’archivio sono pertanto collegati tra loro da un nesso logico e necessario detto vincolo archivistico.

Il “cuore” di un archivio è il concetto di vincolo archivistico. Semplificando, si tratta della ratio in base alla quale i documenti vengono disposti in un determinato ordine/sistema. Senza il vincolo archivistico, un archivio non può nemmeno essere definito tale: il vincolo archivistico esiste per il semplice fatto che esiste un archivio.

Ma quanti sono i tipi di archivi?

Un archivio può contenere svariate tipologie di documenti.

Ad esempio, l’archivio nel quale viene conservata la documentazione relativa a spese, incassi e altri documenti contabili e fiscali un’azienda potrà essere identificato come archivio contabile. L’archivio conserverà poi i registri e/o i libri a loro volta denominati secondo l’esigenza. Nell’esempio sopra riportato, l’archivio contabile conterrà anche i registri degli acquisti, la cartella delle fatture e via dicendo.

In ogni caso lo scopo di un archivio, sia esso personale, aziendale o facoltativo, nasce dall’esigenza della conservazione dei documenti e dall’esigenza di reperibilità degli stessi.

Non è questione i cosa contiene un archivio ma di quale funzione svolge

Per parlare dei tipi di archivio, quindi, non bisogna tanto concentrarsi su cosa contengono ma sulla funzione che svolgono.

1. Archivio corrente

Un archivio corrente contiene i documenti necessari per il disbrigo degli affari correnti.

In tale archivio vengono gestiti i documenti necessari per svolgere attività ancora in corso. Solitamente, si tratta di documenti o ancora in fase di produzione, oppure che devono essere inviati/ricevuti per concludere un affare o chiudere un iter burocratico.

2. Archivio di deposito

Un archivio di deposito contiene i documenti non più necessari per il disbrigo degli affari correnti.

Una volta che hanno esaurito la loro funzione per il disbrigo degli affari correnti, alcuni documenti devono essere obbligatoriamente conservati per un determinato periodo di tempo: ad esempio, le fatture devono essere conservate per dieci anni, la certificazione unica dei redditi per cinque, e così via.

Nell’archivio di deposito vengono allocati i documenti che devono essere conservati per il periodo di tempo stabilito dalla legge.

3. Archivio storico

Un archivio di storico contiene i documenti destinati alla conservazione permanente.

Alcuni documenti, per la loro particolare importanza o per fini di studio/ricerca, devono essere conservati per sempre. Tali documenti devono essere resi consultabili in qualunque momento. E vengono archiviati all’interno di quello che viene chiamato archivio storico.

Come funziona un archivio

Non è possibile individuare delle regole universali per la gestione di un archivio, in quanto ogni raccolta documentale ha caratteristiche proprie che vanno prese in considerazione e “rispettate”. È possibile, comunque, fornire delle best practice da seguire. Ovvero:

• Organizzare degli spazi adeguati al contenimento dei documenti, spazi che possono essere sia digitali sia fisici;
• Procurarsi tutto il materiale e gli strumenti necessari per la gestione dell’archivio;
• Definire le regole in base alle quali i documenti devono essere archiviati all’interno dell’archivio.

Archivio informatico e archivio cartaceo

Occorre, adesso, fare una precisazione: le indicazioni date fino a questo momento valgono sia per gli archivi digitali sia per gli archivi cartacei. Certo, i primi hanno bisogno di server potenti e i secondi di ampi spazi, ma le logiche alla base della loro gestione, in pratica, sono le medesime.

In altre parole, quella tra archivio digitale e archivio cartaceo è una dicotomia che, ormai, andrebbe superata. Anche perché…

Archivio ibrido

Esistono archivi dove coesistono sia documenti cartacei sia documenti digitali: si chiama archivio ibrido. E necessita di specifiche modalità di gestione.