Con la pubblicazione in Gazzetta Ufficiale del 12 gennaio 2015, n° 8 del Decreto del Presidente del Consiglio dei ministri 13 novembre 2014, sono diventate la norma da applicare obbligatoriamente in tutte le PA. Una norma sempre in evoluzione che rappresenta un passaggio fondamentale verso un obiettivo ben preciso: la trasformazione digitale della pubblica amministrazione.

Le regole tecniche del documento informatico rappresentano, tuttora, una mossa decisiva per la digitalizzazione della PA. Regole che riguardano formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione, validazione temporale e conservazione dei documenti informatici.

Adeguarsi, quindi, è obbligatorio. E queste sono le indicazioni principali da prendere in considerazione.

Temi

• Formazione
• Caratteristiche e formati
• I metadati minimi
• Il concetto di immodificabilità
• La conservazione digitale

Formazione

Per quanto riguarda la formazione del documento informatico, le modalità principali (stabilite dal decreto del presidente del Consiglio dei ministri del 13 novembre 2014) sono queste quattro.

1. Software appositi

Il documento informatico può essere redatto utilizzando degli specifici software. Anche se esistono delle indicazioni di massima, ogni PA ha comunque un certo margine nello scegliere il software da utilizzare.

2. Acquisizione

Un documento informatico può anche essere creato per acquisizione di un documento già esistente. Più nello specifico, il Decreto prevede:

• Acquisizione per via telematica;
• Acquisizione su supporto informatico;
• Acquisizione della copia per immagine di un documento analogico (tale copia per immagine deve essere su supposto informatico, come CD/DVD);
• Acquisizione tramite creazione di copia digitale di documento cartaceo.

3. Registrazione

Durante lo svolgimento delle normali attività di una PA, possono avvenire transazioni, processi informatici di varia natura o presentazione telematica dei dati (di solito, attraverso moduli o formulari resi disponibili all’utente). La formazione di un documento informatico può anche avvenire tramite la registrazione informatica di questi processi di condivisione/comunicazione dati.

4. Raggruppamento

La formazione di un documento informatico può avvenire in questa quarta modalità. Ovvero, per generazione o raggruppamento (anche in via automatica) di una serie di dati o registrazioni. Questi dati o registrazioni possono provenire da una o più basi di dati e possono appartenere a più soggetti che lavorano tra loro in un determinato reparto di una PA. I dati devono essere aggregati seguendo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica.

Caratteristiche e formati

Affinché un determinato formato possa essere utilizzato nelle PA per creare dei documenti informatici, deve presentare alcune caratteristiche fondamentali:

Sicurezza	Grado di modificabilità del contenuto e capacità di essere immune all’inserimento di codice maligno.
Diffusione	Numero di altre persone e organizzazioni che lo adoperano.
Portabilità	Quanto cioè un documento possa essere letto da strumenti/macchine diverse da quella con cui è stato formato.
Funzionalità	Numero di funzioni che l’utente ha a disposizione per elaborare l’informazione.
Formati	Numero di altri formati diversi che è possibile gestire contemporaneamente.
Visualizzatori	Quanto sono diffusi i visualizzatori che consentono di fruire delle informazioni contenuti nel documento.
Memoria	La capacità di occupare il minor spazio possibile in memoria.
Metadati	La possibilità di gestire un numero di metadati minimo congruente con le finalità gestionali, descrittive e per la conservazione del lungo termine.

Questi sono i formati principali utilizzati nelle PA in base alla tipologia specifica di documento informatico che si vuole creare:

• Testi: DOC, HTML, PDF;
• Fogli di calcolo: XLS;
• Immagini: GIF, JPG, BMP, TIF, EPS, SVG;
• File audio: MP3, WAV;
• Video: MPG, MPEG, AVI, WMV;
• File eseguibili: EXE;
• Archiviazione e compressione: ZIP, RAR;
• Email: SMTP/MIME.

L’elenco non è esaustivo. Inoltre, a patto che vengano rispettare le caratteristiche sopra elencate, è possibile che vengano aggiunti altri formati a quelli ammessi.

I metadati minimi

Qual è la dotazione di metadati minima che un documento informatico deve possedere? Per rispondere, bisogna distinguere tra documento informatico generico e documento amministrativo informatico.

Documento informatico generico

Per il documento informatico generico, i metadati minimi sono i seguenti:

• Identificativo: un ID univoco composto da caratteri alfanumerici associato permanentemente a un documento.
• Data di chiusura: la data in cui il documento viene chiuso, vale a dire quando il documento è reso immodificabile.
• Oggetto: metadato utile a inquadrare il contenuto del documento o a chiarirne la natura.
• Destinatario: il soggetto per il quale il documento è stato prodotto.

Per maggiori informazioni, si può consultare il focus sui metadati nella conservazione digitale.

Documento amministrativo informatico

Nella pubblica amministrazione, devono essere assicurati cinque metadati minimi che devono garantire la completa identificazione univoca del documento informatico. Ai quattro già indicati nel paragrafo precedente (identificativo, data di chiusura, oggetto e destinatario), bisogna aggiungerne un quinto, ovvero il soggetto produttore: in questo modo, in qualsiasi momento è possibile risalire a chi ha creato uno specifico documento.

Il concetto di immodificabilità

Come già detto, per la formazione di un documento informatico si possono seguire quattro modalità. Una volta formato, il documento è considerato immodificabile soltanto se presenta delle caratteristiche ben precise che variano in base alla modalità scelta per la formazione del documento.

Nello specifico, (secondo quanto stabilito dal decreto del presidente del Consiglio dei ministri del 13 novembre 2014) per mantenere le caratteristiche di immodificabilità e integrità, valgono le seguenti regole:

Documento prodotti da software appositi	Deve essere stato sottoposto a una o più delle seguenti operazioni: – Sottoscrizione con firma digitale o con una firma elettronica qualificata; – Apposizione di una validazione temporale (marca temporale); – Trasferimento/comunicazione mediante posta elettronica certificata (nel qual caso, è necessario avere la ricevuta completa); – Memorizzazione su sistemi di gestione documentale che adottano le idonee politiche di sicurezza;- Invio in Conservazione digitale.
Documento informatico creato per acquisizione di un documento già esistente (anche in formato analogico/cartaceo)	Deve essere memorizzato in un Sistema di gestione informatica dei documenti che ha adottano le idonee politiche di sicurezza oppure in un Sistema di conservazione.
Documento informatico formato mediante registrazione di transazioni e processi informatici di varia natura
Documento formato per raggruppamento di una serie di dati o registrazioni	Valgono le stesse regole dei documenti formati mediante registrazione di transazioni e processi informatici di varia natura.

La conservazione digitale

Nella pubblica amministrazione, la conservazione digitale è obbligatoria. Ovvero, i documenti informatici, prodotti secondo le regole tecniche, devono essere conservati tramite l’adozione di regole, procedure e tecnologie mirate a garantire l’accessibilità, l’utilizzabilità (leggibilità e intelligibilità), l’autenticità (identificabilità univoca e integrità) e la reperibilità dei documenti e dei fascicoli informatici.