Con l’evolversi della tecnologia, specialmente della tecnologia digitale, aggiornarsi e stare al passo con i tempi non è più un’opzione ma diventa fondamentale. Specialmente nella PA, dove, da anni, è in atto il processo di trasformazione digitale della pubblica amministrazione.

Con la pubblicazione delle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, le regole tecniche che le PA devono seguire per quanto riguarda la creazione del documento informatico sono cambiate. Regole obbligatorie in tutte le pubbliche amministrazioni.

Temi

• Formazione
• Caratteristiche e formati
• I metadati
• La conservazione digitale

Formazione

Per quanto riguarda la formazione del documento informatico, le modalità principali, stabilite sempre dalle Linee Guida sopra citate, sono queste quattro.

1. Software appositi

Il documento informatico può essere redatto utilizzando degli specifici software o strumenti in cloud i quali garantiscano il rispetto delle regole di interoperabilità. Anche se esistono delle indicazioni di massima, ogni PA ha comunque un certo margine nello scegliere il software da utilizzare (invece, per quanto riguarda i formati ammessi, ci sono delle indicazioni specifiche che saranno date più avanti).

2. Acquisizione

Un documento informatico può anche essere creato per acquisizione di un documento già esistente. Più nello specifico, le Linee Guida prevedono:

• Acquisizione per via telematica;
• Acquisizione su supporto informatico;
• Acquisizione della copia per immagine su supporto informatico (come CD o DVD) di un documento analogico;
• Acquisizione della copia informatica di un documento analogico.

3. Registrazione

Durante lo svolgimento delle normali attività di una PA, possono avvenire transazioni, processi informatici di varia natura o presentazione telematica dei dati (di solito, attraverso moduli o formulari resi disponibili all’utente). La formazione di un documento informatico può anche avvenire tramite la registrazione informatica di questi processi.

Per la precisione, la formazione di un documento informatico può avvenire per memorizzazione su supporto informatico di informazioni derivanti da:

• Transazioni informatiche;
• Processi informatici;
• Dati ottenuti attraverso moduli o formulari resi disponibili o compilati dall’utente.

4. Raggruppamento

La formazione di un documento informatico può avvenire anche in questa quarta modalità. Ovvero, per generazione o raggruppamento (anche in via automatica) di una serie di dati o registrazioni. Questi dati o registrazioni possono provenire da una o più banche dati e possono appartenere a più soggetti che lavorano tra loro in un determinato reparto di una PA. I dati devono essere aggregati seguendo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica.

Caratteristiche e formati

Come è facile intuire, l’evolversi della tecnologia ha portato alla proliferazione di software e tipologie di file che possono essere usati per la creazione di un documento informatico. Uno dei grandi pregi delle Linee guida è fornire una catalogazione dei formati di file e pacchetti più diffusi, che rappresenta un utile aiuto per tutte le pubbliche amministrazioni.

Questa catalogazione, presente nell’Allegato 2 delle Linee guida, va comunque intesa come sommaria e non esaustiva: se una data PA ha bisogno di uno specifico tipo di file per la creazione e la successiva conservazione di un documento, può adottarlo seguendo le proprie procedure interne.

I metadati

E per quanto riguarda la dotazione di metadati? Per rispondere, bisogna distinguere tra documento informatico generico, documento amministrativo informatico e aggregazione documentale (che non vanno assolutamente confusi – sono entità ben distinte). Alcuni metadati sono comuni tra loro, altri invece specifici per una data categoria documentale.

Documento informatico generico

Per il documento informatico generico, i metadati sono i seguenti:

• Identificativo: un ID univoco composto da caratteri alfanumerici associato permanentemente a un documento.
• Modalità di formazione: informazioni sui software e le modalità adottate per creare/acquisire un dato documento.
• Tipologia documentale: se si tratta, ad esempio, di fatture, delibere, determine.
• Dati di registrazione: tipologia di flusso, tipo di registro, data di registrazione, numero documento e codice identificativo del registro.
• Chiave descrittiva: metadato che riassume o chiarisce la natura del contenuto del documento.
• Soggetti: informazioni identificative di tutti i soggetti coinvolti e competenti sul documento in questione.
• Allegati: eventuali allegati aggiunti al documento.
• Classificazione: classificazione del documento in base al Piano di classificazione (obbligatorio nelle PA e consigliato in ambito privato).
• Riservato: livello di sicurezza di un documento.
• Identificativo del formato: questo metadato indica sia il formato del documento sia la versione del software utilizzato per crearlo.
• Verifica: dichiara la presenza o meno di una delle modalità di convalida previste nelle Linee Guida (firma elettronica, sigillo, marcatura temporale, conformità copie immagine).
• Identificativo del documento principale: codice identificativo univoco e persistente del documento principale.
• Versione del documento: numero della versione del documento in questione.
• Tracciature modifiche documento: metadato che tiene traccia di tutte le modifiche apportate al documento.
• Tempo di conservazione: indicazione del tempo di conservazione minimo del documento in questione.
• Note: eventuali note aggiuntive.

Documento amministrativo informatico

Nella pubblica amministrazione, quando si parla di formazione di un documento amministrativo informatico, ai metadati già indicati nel paragrafo precedente bisogna aggiungere:

• Identificativo dell’aggregazione: identificativo del fascicolo o della serie a cui il documento è assegnato.

Aggregazioni documentali

Infine, questi sono i metadati da associare a un’aggregazione documentale:

• Identificativo dell’aggregazione: una sequenza di caratteri alfanumerici associata permanentemente a un’aggregazione documentale.
• Tipologia di fascicolo: i fascicoli possono essere organizzati per affare, persona, attività e procedimento amministrativo. Questo ovviamente è un metadato valido solo se l’aggregazione è un fascicolo.
• Soggetti e assegnazione: informazioni identificative di tutti i soggetti coinvolti e competenti sull’aggregazione documentale.
• Data apertura: data di apertura dell’aggregazione documentale.
• Classificazione: classificazione dell’aggregazione.
• Progressivo: progressivo numerico associato all’aggregazione.
• Chiave descrittiva: metadato che riassume o chiarisce la natura dell’aggregazione.
• Data chiusura: data di chiusura dell’aggregazione documentale.
• Procedimento amministrativo: indicazione del procedimento a cui il fascicolo afferisce. Questo ovviamente è un metadato valido solo se l’aggregazione è un fascicolo.
• Indice documenti: elenco degli identificativi che rimandano a tutti i documenti presenti nell’aggregazione.
• Posizione fisica: posizione fisica dell’aggregazione documentale in caso essa faccia parte di un archivio ibrido tra cartaceo e digitale.
• Identificativo dell’aggregazione principale: codice identificativo univoco e persistente dell’aggregazione principale.
• Tempo di conservazione: indicazione del tempo di conservazione minimo dell’aggregazione in questione e dei documenti presenti al suo interno.
• Note: eventuali note aggiuntive.

La conservazione digitale

Nella pubblica amministrazione, la conservazione digitale è obbligatoria. Ovvero, i documenti informatici, prodotti secondo le regole tecniche, devono essere conservati tramite l’adozione di regole, procedure e tecnologie mirate a garantire l’accessibilità, l’utilizzabilità (leggibilità e intelligibilità), l’autenticità (identificabilità univoca e integrità) e la reperibilità dei documenti e dei fascicoli informatici.