Il Responsabile della conservazione digitale e il Responsabile della gestione documentale sono due figure diverse, che svolgono funzioni diverse. Cerchiamo di fare un po’ di chiarezza.

Responsabile della conservazione digitale

“Il responsabile della conservazione definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità e autonomia, in relazione al modello organizzativo adottato ai sensi dell’art. 5” (art. 6 del DPCM 3 dicembre 2013, recante le “Regole Tecniche in materia di sistema di conservazione”).

Tale figura può essere interna oppure esterna all’ente produttore. Nel secondo caso, l’ente opta per la conservazione digitale in outsourcing.

Responsabile della gestione documentale

“Il responsabile della gestione documentale o il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei fl ussi documentali e degli archivi assicura la trasmissione del contenuto del pacchetto di versamento, da lui prodotto, al sistema di conservazione secondo le modalità operative definite nel manuale di conservazione” (Ibidem).

Quindi il responsabile della gestione documentale è la figura professionale che gestisce:

• Protocollo informatico;
• Workflow documentale;
• Tenuta degli Archivi.

Nello specifico, il responsabile della gestione documentale si occupa dalla produzione del pacchetto di versamento (un elemento che identifica un insieme di dati) e del versamento del pacchetto nel sistema di conservazione.