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Il Responsabile della conservazione sostitutiva secondo l’Agenzia

In risposta a un interpello, l’Agenzia delle Entrate, con la Risoluzione n. 220/E dell’agosto 2009, ha delineato il profilo del Responsabile della conservazione sostitutiva sulla base della deliberazione dell’allora CNIPA n.11 del 19/02/2004.

Il Responsabile della conservazione viene identificato con il contribuente. Egli può designare un terzo soggetto, pubblico o privato, per la cura e la responsabilità della tenuta degli archivi.

Per quanto riguarda i contribuenti differenti dalle persone fisiche, essi possono nominare il Responsabile della conservazione sostitutiva tra i soggetti legati tramite rapporti qualificati al soggetto contribuente come, ad esempio, un socio o un amministratore; oppure possono identificare il Responsabile all’esterno della società, dell’ente o dell’associazione.

Con il Responsabile della conservazione sostitutiva non si fa esclusivo riferimento alle persone fisiche. Per tale motivo è altresì previsto il ricorso a enti o società specializzate nell’archiviazione documentale e nella conservazione sostitutiva professionale per la delega della responsabilità della conservazione.

Affidare in outsourcing il servizio di conservazione sostitutiva, nominando il Responsabile della conservazione sostitutiva all’esterno è, dunque, la strategia ideale per quelle realtà che vogliono fruire di servizi professionali, tecnologie all’avanguardia e competenze in linea con la normativa.

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