Dopo aver visto nel dettaglio chi è il Responsabile della Conservazione sostitutiva e quali sono i suoi compiti e i suoi doveri, adiamo a vedere come si procede per la nomina del Responsabile.

La norma non prevede alcun vincolo particolare relativo alle modalità di nomina del Responsabile della Conservazione sostitutiva.
Per tale motivo basterà una lettera d’incarico o un atto di nomina che dovrà essere controfirmato per accettazione dal soggetto interessato.

Qualora il titolare dei documenti in conservazione sostitutiva sia persona fisica, la Circolare dell’Agenzia delle Entrate n° 36/E/2006 sottolinea che, ove non diversamente predisposto, il Responsabile della Conservazione è individuato nel contribuente stesso.

Ad ogni modo, il Responsabile nominato può avvalersi, tramite delega, di servizi professionali di conservazione sostitutiva in outsourcing.

In tal caso, i soggetti ai quali ci si rivolge devono essere società terze con un capitale sociale di almeno duecentomila euro.
Le società di gestione documentale in outsourcing si avvalgono spesso di modelli di delega predisposti per l’incarico di conservazione sostitutiva.

La delega, a carico del Responsabile della Conservazione sostitutiva nominato dall’azienda dovrà contenere le motivazioni e il dettaglio delle funzioni delegate alla società che si occuperà della gestione documentale.