La figura del Responsabile della conservazione sostitutiva è regolata da alcune norme contenute nel nuovo CAD. Nello specifico, la normativa di riferimento è contenuta nell’Art. 44, comma 1.
Secondo le indicazioni del CAD, il sistema di conservazione sostitutiva dei documenti informatici deve essere gestita dal Responsabile che dovrà operare di concerto con il Responsabile del trattamento dei dati personali.
La normativa prevede anche che il Responsabile della conservazione sostitutiva possa optare per delegare a terzi le attività che gli competono così come tutto il processo di conservazione sostitutiva, in conformità con quanto previsto dall’Art. 43 del CAD e dalle regole tecniche ivi previste.
La nomina del Responsabile della conservazione sostitutiva può avvenire anche direttamente all’esterno dell’azienda. Già dall’Art. 5 della delibera CNIPA n° 11/2004 si prevedeva la possibilità di delegare in outsourcing in tutto o in parte gli oneri che gravano sul Responsabile della conservazione sostitutiva.
La Circolare dell’Agenzia delle Entrate n° 36/E/2006 aggiunge alcune indicazioni, seppur non normative, comunque vincolanti, che fanno riferimento al Responsabile della conservazione sostitutiva di un archivio documentale privato.