Responsabile della gestione documentale: le 5 funzioni principali
Quella del responsabile della gestione documentale è una figura professionale le cui funzioni sono sancite dal DPCM 3 dicembre 2013, anche conosciuto come “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione”. Una figura professionale che, sempre in base a quanto disposto dal DPCM 3 dicembre 2013, deve necessariamente essere prevista all’interno delle pubbliche amministrazioni.
Ecco quali sono i suoi compiti principali.
1. Predisporre lo schema del manuale di gestione
Il manuale di gestione è il documento (o l’insieme di documenti) all’interno del quale sono stabilite le norme e le istruzioni in merito alla tenuta del protocollo informatico, alla gestione dei flussi documentali e alla gestione degli archivi.
2. Predisporre il piano per la sicurezza informatica
Insieme al responsabile della conservazione e/o al responsabile dei sistemi informativi, il responsabile della gestione documentale mette in atto le misure necessarie per garantire che la formazione, la trasmissione e la conservazione dei documenti informatici avvenga nella più totale sicurezza.
3. Definire i criteri minimi per il trattamento del documento informatico
In particolare, fa in modo che tali criteri minimi sia utilizzati e applicati in maniera uniforme in tutta la pubblica amministrazione.
4. Gestire la tenuta del protocollo informatico
Il protocollo informatico è l’insieme di procedure e infrastrutture che, all’interno delle PA, vengono impiegate per la gestione documentale. L’applicazione uniforme del protocollo informatico richiede anche che siano eliminati, in maniera graduale e ponderata, tutti i protocolli diversi dal protocollo informatico. Questo include protocolli di settore o di reparto, protocolli multipli, protocolli di telefax. Il responsabile della gestione documentale stabilisce tempi, modalità e misure organizzative anche di questa specifica attività.
5. Produzione del Pacchetto di versamento
Il responsabile della gestione documentale si occupa della produzione del pacchetto di versamento e del suo versamento nel sistema di conservazione.
Il pacchetto di versamento, o Submission information package (SIP), è l’elemento che identifica un insieme di dati omogenei tra loro. Rispettare le modalità e le regole di formazione del SIP è fondamentale perché permette, una volta che il pacchetto è stato inviato dl sistema di conservazione, di poter facilmente reperire le informazioni in esso contenute.
Specificate quali sono le sue funzioni, a questo punto bisogna fare una precisazione, in quanto questa figura professionale viene, spesso ed erroneamente, confusa con un altro ruolo, con il quale condivide alcuni elementi ma dal quale resta stanzialmente divisa: infatti, sussistono delle precise differenze tra responsabile della gestione documentale e responsabile della conservazione.
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