La figura del Responsabile della conservazione sostitutiva è stata definita con deliberazione del CNIPA n. 11/2004.
Nello specifico è l’art. 5 della stessa Deliberazione a definire ruoli e responsabilità del “garante” della bontà del processo di conservazione sostituiva.

I compiti che deve assolvere un Responsabile della conservazione sostitutiva al fine di gestire correttamente l’archivio informatico, sono molteplici e tutti elencati nel sopracitato articolo che è possibile consultare al seguente link (PDF) del CNIPA Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali.

Come è possibile vedere il Responsabile della conservazione sostitutiva è una vera e propria figura professionale che deve necessariamente tenere aggiornato il proprio bagaglio di conoscenze del settore anche mediante corsi di formazione ad hoc.

La delega delle attività del Responsabile:Outsourcing Conservazione Sostitutiva

E’ sempre l’art. 5 della deliberazione del CNIPA n. 11/2004 a stabilire che il responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva, oltre a poter delegare le proprie attività (tutte o in parte), può essere una figura interamente sostituibile con soggetti privati o pubblici: “…Il procedimento di conservazione sostitutiva puo’ essere affidato, in tutto o in parte, ad altri soggetti, pubblici o privati, i quali sono tenuti ad osservare quanto previsto dalla presente deliberazione..”

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