Nelle Linee guida sulla conservazione dei documenti informatici, l’AgID fornisce alcune preziose indicazioni sulla formazione del documento informatico che abbia effetti giuridici.
Partendo dal presupposto che ogni oggetto digitale, come è il documento informatico, viene memorizzato e conservato nella forma di un file, qual è il formato più idoneo per conservare le sue caratteristiche nel lungo periodo?
Per valutare l’idoneità di un formato di file informatico alla conservazione di un documento, bisogna valutare le seguenti caratteristiche:
- Diffusione – Il formato scelto deve essere ampiamente utilizzato.
- Portabilità – Il formato deve rispondere a standard documentati e open source.
- Funzionalità – La possibilità di avere a disposizione l’informazione e collegarla ad altre informazioni (ad esempio i link).
- Interoperabilità di formati – Possibilità di gestire più formati.
- Diffusione di visualizzatori – Diffusione degli strumenti necessari per fruire dei dati contenuti nei file.
- Economia di spazio – Sono indicati i formati che richiedono uno spazio di memorizzazione minimo.
- Capacità di metadatazione – I file devono poter conservare e gestire il maggiore numero possibile di metadati
