La scheda d’archivio è la prima interfaccia che archivisti e utenti incontrano nell’amministrazione o nella fruizione del patrimonio documentale di un archivio strutturato.

Le schede, infatti, sono gli elementi che permettono di individuare un documento all’interno dell’archivio, ma rappresentano anche le unità sulle quali si basa l’ordinamento dell’archivio. Esse riportano gli elementi fondamentali per inquadrare i singoli documenti e per comprenderne il contesto e il posizionamento all’interno dell’inventario d’archivio.

Quali sono gli elementi chiave della scheda d’archivio? A seconda della logica esplicitata dal protocollo di archiviazione, tali elementi potrebbero variare, ma è buona prassi tenere in considerazione l’indicazione di alcune informazioni di base:

–          ID univoco: ogni documento deve poter essere individuabile senza margine di errore. L’assegnazione deve rispettare un criterio intellegibile e coerente;

–          Elementi contenutistici, descrittivi e riassuntivi: grazie ad essi, l’utente dell’archivio sarà in grado di comprendere a colpo d’occhio tipologia e contenuto del documento;

–          Inquadramento cronologico: il tempo è uno degli elementi fondamentali di un archivio. In questo ambito potranno essere indicate le segnature archivistiche

 

Le schede archivistiche avranno anche la funzione di definire le parole chiave che torneranno utili per l’inventariazione e la ricerca dei documenti su base tematica o sulla base dell’individuazione del soggetto o della funzione che ha prodotto il documento.

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