1

La schedatura archivistica: opportunità e vantaggi nella creazione di un archivio

La schedatura archivistica è un passaggio di grande rilevanza nella gestione e nel mantenimento di un archivio, cartaceo o digitale che sia. Grazie alla scheda d’archivio, infatti, si è in grado di ritrovare agevolmente i documenti conservati, di conoscere la loro collocazione e di avere un colpo d’occhio sul loro contenuto.

Vantaggi e opportunità

La schedatura archivistica, nel caso di archiviazione digitale o anche solo nel caso di indici e inventari digitali, permette di risalire al documento attraverso una ricerca per parole chiave e di ottenere una classificazione del patrimonio documentale secondo diverse logiche d’ordinamento (per soggetto produttore del documento, per data, per tipologia). L’addetto all’archiviazione, nella compilazione della scheda, dovrà tener conto delle procedure e delle prescrizioni definite nel protocollo d’archivio e secondo le logiche del titolario di classificazione.

Il ruolo chiave della scheda d’archivio

Le schede d’archivio sono fondamentali nella schedatura archivistica.

  • Sono, in pratica, gli elementi grazie ai quali è possibile individuare, in maniera semplice e sicura, un documento all’interno di un dato archivio.
  • Inoltre, rappresentano le unità fondamentali sulle quali si basa il corretto funzionamento dell’intero archivio.

Grazie alle schede, è possibile specificare gli elementi fondamentali per inquadrare i singoli documenti e per comprenderne il contesto e il posizionamento all’interno dell’inventario d’archivio.

La creazione di un archivio

Soprattutto nel caso in cui i documenti siano eterogenei o l’architettura d’archivio sia particolarmente complessa, la schedatura dei documenti dovrà avvenire secondo logiche archivistiche professionali. La classificazione dei testi dovrà, infatti, basarsi su un’attenta analisi della tipologia dei documenti gestiti e su un progetto d’archivio costituito ad hoc.

Il rischio di affidarsi a un approccio amatoriale oppure a software freeware, non rispondenti a esigenze specifiche, è quello di investire considerevole tempo e risorse preziose per la costituzione di un archivio poco funzionale, fonte di ulteriori e successive perdite di tempo (e di documenti).

Per questo motivo, è estremamente utile considerare l’affidamento della schedatura dei documenti e la creazione di un progetto d’archivio a personale esperto e altamente specializzato. In tal modo, in breve tempo, si potrà disporre di un archivio ad alta efficienza, basato su una logica di archiviazione dei documenti impeccabile, che permetterà di trovare le informazioni necessarie in breve tempo, facilitando le operazioni di conservazione successive.

Proveniente da una lunga tradizione di conservazione documentale, sopravvissuta a tutte le innovazioni tecnologiche, la schedatura archivistica continua a svolgere il proprio ruolo di interfaccia tra l’archivio e chi ne deve fruire.

0 commenti

Lascia un Commento

Vuoi partecipare alla discussione?
Fornisci il tuo contributo!

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *