Che abbiate bisogno di creare ex novo un archivio cartaceo, che vogliate riorganizzare un archivio già esistente o preferiate crearne uno digitale, il primo passo da compiere è lo stesso: la schedatura dei documenti.
Soprattutto nel caso in cui i documenti siano eterogenei o l’architettura d’archivio sia particolarmente complessa, la schedatura dei documenti dovrà avvenire secondo logiche archivistiche professionali. La classificazione dei testi dovrà, infatti, basarsi su un’attenta analisi della tipologia dei documenti gestiti e su un progetto d’archivio costituito ad hoc. Il rischio di affidarsi a un approccio amatoriale oppure a software freeware, non rispondenti a esigenze specifiche, è quello di investire considerevole tempo e risorse preziose per la costituzione di un archivio poco funzionale, fonte di ulteriori e successive perdite di tempo (e di documenti).
Per questo motivo è estremamente utile considerare l’affidamento della schedatura dei documenti e la creazione di un progetto d’archivio a personale esperto e altamente specializzato. In tal modo, in breve tempo, si potrà disporre di un archivio ad alta efficienza, basato su una logica di archiviazione dei documenti impeccabile, che permetterà di trovare le informazioni necessarie in breve tempo, facilitando le operazioni di conservazione successive.