1

Schedatura documenti, quando il sistema è efficiente

La schedatura e l’archiviazione dei documenti è spesso considerata un’attività residuale dell’amministrazione. Questo approccio, però, non tiene conto del fondamentale apporto che un sistema di gestione documentale adeguato può fornire all’amministrazione di enti, aziende e studi professionali.

Spesso ci si affida a software freeware o agli strumenti messi a disposizione dalle suite più diffuse di programmi per l’ufficio. Attraverso tali strumenti si può raggiungere un discreto livello di efficienza di schedatura dei documenti, ma non si riescono a cogliere tutti i vantaggi in termini di efficienza e sicurezza che derivano da un sistema di gestione documentale integrato. Vantaggi che vengono massimizzati con la creazione di veri e propri archivi digitali professionali e che possono rappresentare la chiave di volta di una ristrutturazione dei processi aziendali in vista dell’ottimizzazione e dell’abbattimento dei costi.

Affidarsi a sistemi informatici specializzati nella schedatura e archiviazione dei documenti significa rivedere alcune procedure aziendali di gestione documentale, anche in ambiti sensibili per la gestione di informazioni di carattere riservato o rilevanti a fini probatori. Per tale motivo l’implementazione di tali sistemi deve essere preceduta da un’analisi dei flussi documentali e un piano d’introduzione che non produca traumi operativi. Passaggi che è bene affidare a esperti nella consulenza archivistica con competenze nei sistemi di archiviazione digitale.

0 commenti

Lascia un Commento

Vuoi partecipare alla discussione?
Fornisci il tuo contributo!

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *