La segnatura archivistica nell’inventario
La segnatura archivistica è quella procedura che permette di identificare inequivocabilmente un documento all’interno di un archivio.
Generalmente la segnatura è caratterizzata da un codice alfanumerico con il quale si indica, in inventario, il documento. Con tale codice non si dà solo indicazione dell’ordine cronologico d’inserimento dei documenti in archivio ma il più delle volte si riportono indicazioni relative alla classificazione. La segnatura servirà anche per definire la collocazione dell’unità documentale nell’ambito dell’architettura archivistica progettata, senza, con ciò, indicare necessariamente la collocazione fisica del documento nell’archivio.
La segnatura può essere rappresentata da un’etichettatura o un timbro di protocollo il cui codice viene riportato nell’indice a seguito della registrazione.
Nel caso del protocollo informatico, la segnatura archivistica fa parte del nucleo minimo richiesto dal CAD per la gestione degli archivi informatici nella PA. Grazie ad essa si è in grado di risalire a tutti i soggetti interessati alla produzione e all’archiviazione del documento, al numero progressivo di protocollazione e alla data dell’avvenuta protocollazione.
La segnatura archivistica deve essere assegnata in forma permanente e non modificabile, contestualmente alla protocollazione.
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