Gli archivi aziendali dei dati soggetti a trattamento sono soggetti a norme sempre più stringenti orientate alla salvaguardia della privacy.

Esistono standard minimi di sicurezza da osservare volti a minimizzare il rischio di perdita di dati e il pericolo di diffusione di informazioni personali sensibili.

Nel primo caso, le aziende che gestiscono dati soggetti a trattamento devono poter garantire sistemi di data recovery in grado di prevenire o gestire malfunzionamenti o danni, tanto quanto comportamenti fraudolenti volti a minare l’integrità dell’archivio. Ciò vale sia per gli archivi cartacei che per quelli informatizzati.

Gli archivi aziendali digitali o digitalizzati avranno la possibilità di fornire maggiori garanzie di sicurezza, ma dovranno altresì adottare maggiori misure per limitare intrusioni dall’esterno, ad esempio virus in grado di deteriorare l’archivio, così come gli accessi interni.

Le aziende che gestiscono archivi soggetti a privacy dovranno, inoltre, continuamente adeguarsi alle norme relative nonché, di volta in volta, adeguare i propri strumenti ai requisiti di legge. Per tale motivo, molte realtà preferiscono affidare in outsourcing la gestione degli archivi aziendali, siano essi cartacei, digitali o digitalizzati, affidandosi a partner che hanno fatto dell’archiviazione a norma di legge il proprio core business.

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