La perdita dei dati e delle informazioni vitali per un’azienda o un ente è una delle conseguenze peggiori. Ma non solo, la normativa di riferimento prevede tutta una serie di disposizioni da seguire in maniera precisa. Inoltre, i documenti vanno tutelati perché rappresentano lo storico dell’ente o dell’azienda, nonché il suo valore aggiunto.

La sicurezza documentale può avere tante implicazioni. Così come diversi sono gli accorgimenti da adottare affinché i documenti di un ente pubblico, un’azienda o uno studio di professionisti restino integri nel tempo e nessuno possa in alcun modo alterarli o manometterli.

Un’attività di questo tipo è sicuramente complessa e delicata al tempo stesso, ma anche necessaria. Ecco, quindi, quali sono le indicazioni da seguire e le soluzioni che è possibile adottare.

Temi:

• Tempo di conservazione dei documenti
• Sicurezza di documenti e informazioni
• Software per la gestione documentale
• Esperti di gestione documentale

Tempo di conservazione dei documenti

La conservazione dei documenti deve essere fatta per un determinato periodo di tempo, così come stabilito dalla normativa di riferimento. Il tempo di conservazione varia in base alle diverse tipologie dei documenti. Uno dei riferimenti normativi per le scritture contabili e per le fatture è rappresentato dall’articolo 2220 del Codice civile.

Alcuni esempi:

• Fatture e scritture contabili: da conservare per 10 anni;
• Polizze assicurative a vita: da conservare per 5 anni;
• Cambiali: da conservare per 3 anni;
• Ricevute di iscrizione a rette scolastiche e palestre: da conservare per 1 anno.

Per maggiori informazioni in merito, si rimanda alla lettura dell’approfondimento: La conservazione dei documenti: per quanto tempo, quali sono, come fare.

Sicurezza di documenti e informazioni

Fatta questa premessa: come procedere per garantire la più completa sicurezza dei documenti di un’azienda o di un ente? Le indicazioni, le best practice e le soluzioni variano in base al tipo di documenti che occorre conservare e, di conseguenza, proteggere.

1. Archiviazione dei documenti cartacei

Si comincia con l’archiviazione dei documenti cartacei, attività che ha bisogno, com’è facile intuire, di spazi ampi per poter ospitare, di volta in volta, i documenti da conservare che vengono prodotti, tutti i giorni, durante il normale svolgimento delle attività lavorative dell’ente o dell’azienda. In altre parole: di un archivio.

Ebbene, per garantire la più completa sicurezza dei documenti conservati, l’archivio, inteso come spazio fisico, deve prevedere:

• Degli appositi contenitori dove i documenti possono essere riposti in modo che siano protetti dall’azione dell’umidità, della polvere o di altri agenti potenzialmente dannosi;
• Delle misure che impediscano l’accesso alle persone non autorizzate, come porte blindate o sistemi di riconoscimento;
• Dei sistemi che prevengano l’insorgere di incidenti come incendi (dovuti, magari, a malfunzionamenti dell’impianto elettrico) o problemi al sistema idrico.

2. Archiviazione dei documenti digitali

Garantire la conservazione dei documenti digitali significa:

1. Integrità e identificabilità. Adottare procedure e tecnologie che assicurano l’integrità e l’identificabilità di un documento digitale (come la conservazione digitale). In questo modo, il documento viene protetto contro eventuali modifiche non autorizzate o manomissioni.
2. Cybersecurity per i dati aziendali o dell’ente. Assicurare che i documenti e i dati aziendali non siano stati alterati è una parte del tutto. Occorre anche fare in modo che i dati non vadano perduti e che malintenzionati non li sottraggano. Come? Ricorrendo a specifiche misure di cybersecurity, come ad esempio implementare dei backup periodici e adottare sistemi come i domain controller che permettono l’accesso a un “ambiente digitale” solo alle persone autorizzate.

3. Archiviazione dei documenti cartacei e digitali

Può verificarsi una situazione che, in un certo senso, rappresenta una sorta di “via di mezzo” tra le due appena presentate. Quella, cioè, in cui sia i documenti cartacei sia i documenti digitali siano contenuti all’interno di uno stesso archivio. Situazione più comune di quanto si possa pensare, in questa circostanza si parla di archivio ibrido.

In un archivio ibrido, le misure di sicurezza dovranno prevedere sistemi che impediscano sia l’accesso fisico (come le porte blindate) sia l’accesso digitale (come i domain controller) a persone non autorizzate, così come backup periodici e l’utilizzo di contenitori adatti alla protezione fisica dei documenti.

Software per la gestione documentale

Un utile, anzi utilissimo strumento per garantire la sicurezza dei documenti è rappresentato dai software per la gestione documentale. Per un motivo molto semplice da spiegare: automatizzando i processi di creazione, condivisione e conservazione documentale si “governano” i flussi dei documenti e si favorisce così il controllo sull’archivio dell’Ente.

Alcuni dei più utilizzati ed efficaci programmi di gestione documentale sono:

• Piuma;
• Alfresco;
• Pentaho;
• Ephesoft.

Esperti di gestione documentale

Bucap è esperto di archiviazione e gestione documentale. Si occupa di queste attività in tutti i suoi aspetti: non fornisce soltanto le direttive e il sistema di classificazione dei documenti ma consiglia anche le soluzioni più efficaci per garantire la sicurezza documentale.