Significato di metadatazione nella conservazione documentale
Con il passaggio fondamentale dal cartaceo al digitale, si è reso necessario trovare un minimo comun denominatore tra tutti i formati di file conservati. Un linguaggio comune con il quale i vari sistemi possano interloquire oltre ogni innovazione tecnologica e logica software.
Questo è il significato profondo della metadatazione nella conservazione documentale di lungo periodo: assegnare dati descrittivi ai dati conservati attraverso un linguaggio standard, non proprietario, intelligibile a tutti i sistemi informatici (interoperabile) e non soggetto a obsolescenza.
Per comprendere il significato dell’operazione di metadatazione è fondamentale comprendere cosa sono i metadati. I metadati sono un sistema semantico che inquadrano il contenuto di un documento e le informazioni in esso riportate in un contesto.
Esistono tre tipologie di metadati:
- Metadati descrittivi
- Metadati amministrativi e gestionali
- Metadati strutturali
Grazie ai metadati è possibile soddisfare al meglio alcune necessità specifiche della gestione documentale tout court e della gestione documentale digitale nello specifico:
- Ricerca, selezione e localizzazione delle informazioni;
- Organizzazione dei documenti;
- Interoperabilità tra sistemi.
I sistemi avanzati di archiviazione documentale digitale e di protocollo informatico permettono di ottenere il livello ideale di metadatazione che tiene presente ogni aspetto archivistico e normativo.
Per una metadatazione a posteriori di un fondo archivistico o un fondo bibliotecario è, invece, consigliabile rivolgersi a esperti del settore in modo da poter contare su un’architettura dei metadati efficace e in grado di soddisfare le esigenze di gestione documentale specifiche. A iniziare dalla scelta dello standard descrittivo da impiegare.
Per comprendere il significato di standard di metadati, leggete i nostri approfondimenti:
Il sistema informativo archivistico aperto e lo standard OAIS 2012
Standard di metadati Dublin Core: descrivere il documento digitale
Le norme dell’archivistica: lo standard ISAAR (CPF)
Standard internazionale di archivistica ISAD(G)
XBRL e il linguaggio standard per i documenti contabili digitali
Standard di metadatazione METS
Standard IPTC IIM per l’assegnazione di metadati alle immagini digitali
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