Si tratta di una soluzione per garantire la conservazione dei documenti che deve essere obbligatoriamente implementata in tutte le pubbliche amministrazioni. Con uno scopo ben preciso: custodire e tutelare archivi di documenti e dati informatici. E, proprio per questo, deve essere implementato seguendo delle precise direttive.

Un insieme di regole, procedure e tecnologie che devono assicurare la conservazione e la reperibilità dei documenti digitali: ecco, in parole semplici, spiegato cos’è un sistema di conservazione documentale. In realtà, tale sistema è molto più complesso e articolato.

Gli aspetti da conoscere e da valutare, così come elencati nel decreto del presidente del Consiglio dei ministri 3 dicembre 2013, sono diversi. Ecco i più importanti.

Temi:

• Regole tecniche e requisiti fondamentali
• Conservazione digitale
• Conservazione sostitutiva
• Nomina del responsabile della conservazione
• Conservazione digitale obbligatoria

Regole tecniche e requisiti fondamentali

1. Cosa viene conservato dal sistema

Gli oggetti che il sistema conserva sono, essenzialmente, due:

• Documenti informatici e documenti amministrativi informatici, con i relativi metadati associati;
• Fascicoli informatici (raggruppamenti di documenti informatici), con i relativi metadati che consentono di identificare i singoli documenti che li compongono.

2. Le regole tecniche del documento informatico

Secondo le regole tecniche, un documento informatico deve:

• Essere prodotto tramite una di queste modalità: utilizzo di software appositi, acquisizione di un documento già esistente, registrazione di processi di condivisione/comunicazione dati, raggruppamento di dati o informazioni.
• Essere realizzato in un formato che garantisca sicurezza, diffusione, portabilità, funzionalità, visualizzatori, memoria e metadati;
• Prevedere questi metadati minimi: identificativo, oggetto, data di chiusura, destinatario.

3. Cosa deve garantire il sistema

Il sistema di conservazione deve garantire quattro funzioni fondamentali:

• Identificare il soggetto che ha creato il documento e la relativa AOO (area organizzativa omogenea);
• Assicurare l’integrità, la leggibilità e la reperibilità del documento informatico;
• Garantire che tutte le necessarie misure di sicurezza siano state adottate secondo quanto previsto dalla legge.

4. Il pacchetto informatico

Gli oggetti che il sistema di conservazione gestisce vengono definiti ‘pacchetti’ informatici. Posso essere:

• Pacchetto di versamento (SIP, submission information package). Si tratta dell’insieme di dati su un dato documento informatico che il produttore invia al sistema di conservazione.
• Pacchetto di archiviazione (AIP, archival information package). Il pacchetto di archiviazione viene realizzato da uno o più pacchetti di versamento. È questa la “forma” nella quale il documento arriva al sistema di conservazione.
• Pacchetto di distribuzione (DIP, dissemination information package). È il pacchetto che viene inviato a un utente dal sistema di conservazione dopo interrogazione del sistema.

5. I soggetti coinvolti

Già dal punto precedente si può cominciare a evincere che i soggetti coinvolti nei flussi di un sistema di conservazione sono, essenzialmente, tre:

• Una persona, fisica o giuridica, detiene il diritto di inviare il pacchetto di versamento al sistema di conservazione. Nelle PA, generalmente, il ruolo di produttore del pacchetto di versamento è deputato al responsabile della gestione documentale.
• Responsabile della conservazione. È il soggetto che definisce e gestisce le politiche del sistema di conservazione.
• La persona fisica e giuridica che, a vario titolo, inoltra al sistema di conservazione la richiesta di poter visionare un determinato documento. Ciò che riceve l’utente è il pacchetto di distribuzione.

6. Il manuale di conservazione

Il manuale della conservazione digitale, obbligatorio in tutte le pubbliche amministrazioni, prevede, al suo interno, quali sono le attività specifiche necessarie per gestire nel modo migliore le politiche complessive del sistema di conservazione. Potrebbe essere definito come il “massimo riferimento” per fare in modo che un sistema di conservazione funzioni in maniera afficace.

Conservazione digitale

La conservazione digitale è l’insieme di attività e processi che garantiscono quattro obiettivi, ovvero accessibilità, utilizzabilità, reperibilità e autenticità dei documenti informatici;

• Il sistema di conservazione è una delle procedure (anzi, si potrebbe dire la procedura principale) tramite la quale si raggiungono i quattro obiettivi della conservazione digitale.

Conservazione sostitutiva

A questo punto, bisogna fare un’altra, doverosa precisazione. Si è già detto di come conservazione digitale e sistema di conservazione siano inscindibili. Eppure, ancora oggi capita che molte persone confondano tra loro due concetti molto diversi e che li usino in maniera equivalente. Quando in realtà:

• Per conservazione sostitutiva s’intende la conservazione di documenti digitali realizzati a partire da un originale cartaceo;
• La conservazione digitale riguarda sia i documenti realizzati direttamente in digitale sia quelli digitalizzati.

Oggi, non ha più alcun senso parlare di conservazione sostitutiva, mentre si dovrebbe utilizzare solo la dicitura conservazione digitale.

Nomina del responsabile della conservazione

Nelle pubbliche amministrazioni, il responsabile della conservazione è il soggetto che definisce, attua e gestisce le politiche del sistema di conservazione, e svolge le sue attività nella più totale autonomia. Egli può essere:

• Un dirigente o un funzionario formalmente designato;
• All’occorrenza, il responsabile della gestione documentale;
• Un soggetto esterno che risulti accreditato dall’AgID.

Conservazione digitale obbligatoria

Infine, la risposta a un altro dubbio molto comune. La conservazione digitale, di pari passi con l’adozione del sistema di conservazione, è assolutamente obbligatoria nelle pubbliche amministrazioni. Nel settore privato, pur non essendo strettamente obbligatoria, è comunque consigliata per fare in modo che i documenti siano archiviati e conservati nel modo migliore.