Cosa si intende quando si parla di sistema documentale? Per conoscere il sistema documentale iniziamo con il darne una definizione: è l’insieme dei documenti e della logica archivistica (infrastrutture, organizzazione e classificazione) che caratterizzano la gestione documentale derivante dall’attività di un singolo o un’organizzazione.

Da questa definizione possiamo dedurre che il sistema documentale può essere scomposto in tre elementi fondamentali:

  • I documenti prodotti e acquisiti dal singolo o dall’organizzazione nell’ambito dello svolgimento delle proprie funzioni;
  • L’infrastruttura di gestione in termini di tecnologie, regole e protocolli;
  • Le risorse definite per la gestione del workflow documentale.

Il fine ultimo di un sistema documentale è quella di fornire un supporto documentale che sia efficace, trasparente e che garantisca una corretta conservazione e una rapida e sicura fruizione dei documenti prodotti e ricevuti.
Anche ove si parlasse di sistema documentale informatico piuttosto che cartaceo, facendo riferimento a una gestione dematerializzata o digitale dei documenti, la definizione varierebbe solo in termini di risorse e di know how impiegati.

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