L’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) ha da qualche tempo proposto un modello di riferimento per il nuovo Sistema di gestione dei procedimenti amministrativi della pubblica amministrazione e della rete dei poli conservativi (SGPA). E’ uno strumento messo a disposizione della pubblica amministrazione per creare un sistema di flussi documentali digitali interoperabili tra tutte le amministrazioni.
Dematerializzazione
Il Sistema di Gestione dei Procedimenti Amministrativi (SGPA) ha il fine di fornire un modello unico che sia esemplificativo della dematerializzazione dei procedimenti.
La digitalizzazione dei procedimenti amministrativi consentirà di:
- Ridurre i costi, diretti e indiretti, legati alla gestione documentale;
- Instaurare nuove modalità di comunicazione con i cittadini e le imprese;
- Erogare servizi ricorrendo a un unico punto di accesso.
Sistemi per la gestione documentale
Nei procedimenti amministrativi la gestione documentale garantisce che l’intero ciclo di vita del documento, dalla creazione all’archiviazione, si svolga nella maniera più corretta, veloce ed efficace. Nello specifico, i sistemi di gestione documentale svolgono quattro grandi funzioni:
- Automazione dei processi di classificazione, fascicolazione e metadatazione dei documenti;
- Automazione della registrazione dei documenti in entrata e in uscita;
- Assistenza al processo generale di dematerializzazione dei flussi documentali;
- Assistenza all’archiviazione dei documenti digitali e delle loro copie.
Qui di seguito il testo completo dei Requisiti funzionali, non funzionali e di progetto del Sistema di gestione dei procedimenti amministrativi.
