In un’azienda, quando il volume di documenti raggiunge determinate soglie, inizia a crearsi una criticità: quella della gestione documentale.

In questo ambito, uno dei problemi da risolvere è sicuramente quello che porta alla scelta del sistema di archiviazione documentale. Quando si parla di sistema di archiviazione documentale, si parla di due realtà che sono a stretto contatto. Si fa riferimento alle procedure relative alla fase terminale della gestione documentale e dell’architettura di workflow documentale, che permette di creare un sistema organico, a garanzia di un buon flusso d’informazioni tra il cuore operativo e il cuore amministrativo aziendale. In seconda battuta si fa rifermento all’archiviazione vera e propria dei documenti e delle informazioni prodotte dalle procedure di cui sopra.

La scelta del sistema di archiviazione dei documenti aziendali, così come tutta l’architettura del workflow documentale, è inevitabilmente e profondamente legata alla tipologia di core business alla quale l’azienda è legata. In alcuni casi i sistemi di archiviazione dei documenti sono parte integrante di una strategia che punta a massimizzare la competitività.

Fondamentalmente, ad ogni modo, i sistemi di archiviazione dei documenti possono essere due: l’archiviazione cartacea e l’archiviazione sostitutiva.

Spesso, nel primo caso, l’azienda ha necessità (normativa o procedurale) di conservare i documenti in formato cartaceo. Nel caso in cui il volume degli archivi assuma dimensioni di rilievo, tanto da divenire una questione logistica, alcune aziende ricorrono ai sistemi di archiviazione di documenti cartacei in outsourcing.

La conservazione sostitutiva, quale alternativa ideale per l’archiviazione dei documenti aziendali, aggira qualsiasi problema logistico legato agli archivi fisici e può essere integrata in sistemi di workflow documentale digitale. In questo caso, il vantaggio derivante dalla gestione documentale dematerializzata verrà massimizzato.

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