Linee guida AgID: gli standard e specifiche tecniche da seguire

Tutto ciò che gravita intorno alla gestione documentale e alla conservazione dei documenti è sempre una questione delicata. Ecco perché sono stati dati dei riferimenti che tutti i soggetti coinvolti possono (e, in molti casi, devono) seguire.

Da quando sono entrate in vigore, le Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici rappresentano un riferimento imprescindibile sia per aziende/imprese sia per le PA. Tra i diversi, importantissimi contributi, le Linee guida indicano quali sono gli standard e le specifiche tecniche per la conservazione digitale, la gestione documentale, l’affidabilità e la sicurezza informatica.

Per ciascuna di esse, oltre agli standard e alle specifiche tecniche, sono fornite alcune indicazioni e informazioni che aiutano a contestualizzare meglio l’importanza del tema.

Temi

• Conservazione digitale: standard e specifiche tecniche
• Gestione documentale: standard e specifiche tecniche
• Affidabilità: standard e specifiche tecniche
• Sicurezza informatica: standard e specifiche tecniche

Conservazione digitale: standard e specifiche tecniche

UNI 11386	Standard SInCRO – Supporto all’Interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali.
ISO 14721	OAIS (Open Archival Information System), Sistema informativo aperto per l’archiviazione.
ISO 15836	Information and documentation – The Dublin Core metadata element set, Sistema di metadata del Dublin Core.
ISO/TR 18492	Long-term preservation of electronic document-based information.
ISO 20652	Space data and information transfer systems – Producer-Archive interface -Methodology abstract standard.
ISO 20104	Space data and information transfer systems — Producer-Archive Interface Specification (PAIS).
ISO/CD TR 26102	Requirements for long-term preservation of electronic records.
SIARD	Software Independent Archiving of Relational Databases 2.0
Ministère de la culture et de la communication, Service interministériel des Archives de France, Standard d’échange de donnéès pour l’archivage.	Transfert – Communication – Élimination – Restitution – Modification, ver. 2.1, 2018.
METS	Metadata Encoding and Transmission Standard.
PREMIS	PREservation Metadata: Implementation Strategies.

Al riguardo:

• Cos’è la conservazione digitale. La conservazione digitale è “l’insieme delle attività e dei processi che garantiscono l’accessibilità, l’utilizzabilità, l’autenticità e la reperibilità dei documenti e dei fascicoli informatici con i metadati a essi associati”.
• Quando la conservazione digitale è obbligatoria. La conservazione digitale è obbligatoria per tutti i documenti della pubblica amministrazioni e per alcuni documenti utilizzati anche nel settore privato (nel secondo caso, principalmente si tratta di fatture elettroniche, email inviate tramite PEC e contratti digitali siglati con firma digitale).
• Conservazione digitale in outsourcing. Le pubbliche amministrazioni possono rivolgersi unicamente ai conservatori accreditati AgID per esternalizzare la conservazione digitale (qualora internamente mancassero le competenze necessarie). Questo vincolo non esiste per i privati ma l’accreditamento AgID è la più importante garanzia di affidabilità, esperienza e competenze.

Gestione documentale: standard e specifiche tecniche

UNI ISO 15489-1	Informazione e documentazione – Gestione dei documenti di archivio – Principi generali sul record management.
UNI ISO 15489-2	Informazione e documentazione – Gestione dei documenti di archivio – Linee Guida sul record management.
ISO/TS 23081-1	Information and documentation – Records management processes – Metadata for records – Part 1 – Principles, Quadro di riferimento per lo sviluppo di un sistema di metadati per la gestione documentale.
ISO/TS 23081-2	Information and documentation – Records management processes – Metadata for records – Part 2 – Conceptual and implementation issues, Guida pratica per l’implementazione.
ISO 16175-1	(ICA) Information and documentation — Principles and functional requirements for records in electronic office environments — Part 1: Overview and statement of principles.
ISO 16175-2	Information and documentation — Principles and functional requirements for records in electronic office environments — Part 2: Guidelines and functional requirements for digital records management systems.
ISO 16175-3	(ICA) Information and documentation — Principles and functional requirements for records in electronic office environments — Part 3: Guidelines and functional requirements for records in business system.
ISO 15836	Information and documentation – The Dublin Core metadata element set, Sistema di metadata del Dublin Core.
ISO 9001	Sistemi di gestione per la qualità – Requisiti.
ISO 30300:2011	Information and documentation – Management systems for records – Fundamentals and vocabulary.
ISO 30301:2011	Information and documentation – Management systems for records – Requirements.
ISO 30302:2015	Information and documentation – Management systems for records – Guidelines for implementation.
ISO/TR 23081-3	Information and documentation — Managing metadata for records — Part 3: Self-assessment method.
MoReq 2001	Model requirements for the management of electronic records.
MoReq 2	Specification 2008 Model requirements for the management of electronic records – che individua i requisiti funzionali della gestione documentale.
MoReq2010	Modular requirements for records systems.

Al riguardo:

• Cos’è la gestione documentale. Per l’AgID, lo scopo della gestione documentale è garantire la corretta amministrazione dei documenti dalla produzione alla conservazione. Gli standard e le specifiche tecniche vogliono aiutare le PA e i privati a gestire questa attività nel modo più affidabile ed efficiente possibile.
• Linee guida sulla gestione documentale. Nelle Linee guida, il ruolo cardine nella gestione documentale è svolto dalle Aree organizzative omogenee (un insieme di uffici che lavora in modo coordinato) e dal protocollo informatico (“la registrazione informatica dei documenti è rappresentata dall’insieme di dati in forma elettronica allegati o connessi al documento informatico al fine dell’identificazione univoca di tutti i documenti prodotti e acquisiti”).

Affidabilità: standard e specifiche tecniche

ISO 16363	Space data and information transfer systems — Audit and certification of trustworthy digital repositories.
ISO 16919	Space data and information transfer systems — Requirements for bodies providing audit and certification of candidate trustworthy digital repositories.
ISO 17068	Information and documentation — Trusted third party repository for digital records.

Sicurezza informatica: standard e specifiche tecniche

ISO/IEC 27001	Information technology – Security techniques – Information security management systems – Requirements, Requisiti di un ISMS (Information Security Management System).
ISO/IEC 27017	Information technology — Security techniques — Code of practice for information security controls based on ISO/IEC 27002 for cloud services.
ISO/IEC 27018	Information technology — Security techniques — Code of practice for protection of personally identifiable information (PII) in public clouds acting as PII processors.
ETSI TS 101 533-1 V1.2.1	Technical Specification, Electronic Signatures and Infrastructures (ESI); Information Preservation Systems Security; Part 1: Requirements for Implementation and Management, Requisiti per realizzare e gestire sistemi sicuri e affidabili per la conservazione elettronica delle informazioni.
ETSI TR 101 533-2 V1.2.1	Technical Report, Electronic Signatures and Infrastructures (ESI); Information Preservation Systems Security; Part 2: Guidelines for Assessors, Linee guida per valutare sistemi sicuri e affidabili per la conservazione elettronica delle informazioni.

Nella sezione 3.9 delle Linee guida, si può leggere che:

Le Pubbliche Amministrazioni sono tenute ad ottemperare alle misure minime di sicurezza ICT emanate dall’AgID con circolare del 18 aprile 2017, n. 2/2017.

Il responsabile della gestione documentale o il coordinatore della gestione documentale predispone il piano della sicurezza del sistema di gestione informatica dei documenti. Il piano deve prevedere delle opportune misure tecniche e organizzative per garantire anche la protezione dei dati personali.

Il responsabile della gestione documentale o il coordinatore della gestione documentale predispone il piano della sicurezza:

• In accordo con il responsabile della conservazione e con il responsabile per la transizione al digitale;
• Acquisito il parere del responsabile della protezione dei dati personali.

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