Lo spostamento o anche solo il trasferimento di archivi pubblici o archivi privati dichiarati d’interesse culturale sono soggetti a norme specifiche e autorizzazioni. Procedure necessarie per la prescrizione di eventuali misure conservative a tutela del bene archivistico.
Spostamento e trasferimento di archivio: differenze
Per spostamento di un archivio si intende il cambio di sede o di struttura del bene archivistico. Con il termine trasferimento si fa riferimento al passaggio di gestione dell’archivio ad altri soggetti giuridici (anche in outsourcing) per la conservazione permanente del complesso archivistico o di parti organiche di esso.
L’autorizzazione e le misure conservative della Soprintendenza archivistica
Al fine di spostare o di trasferire (con o senza spostamento) un archivio di deposito o storico di soggetti pubblici o di soggetti privati (ove l’archivio sia stato dichiarato d’interesse culturale) la norma richiede il passaggio per l’autorizzazione della Soprintendenza archivistica.
Sono subordinati all’autorizzazione del Ministero:
Dlgs 42/2004, art 21 lettera b – “Lo spostamento, anche temporaneo, dei beni culturali”.
Dlgs 42/2004, art 21 lettera e – “Il trasferimento ad altre persone giuridiche di complessi organici di documentazione di archivi pubblici, nonché di archivi di soggetti giuridici privati”.
Secondo il DPR n° 233/2007 tale autorizzazione deve essere rilasciata dal Direttore regionale territorialmente competente, su proposta della Soprintendenza archivistica.
Lo spostamento degli archivi correnti, secondo quanto previsto dal citato Dlgs 42/2004, art 21 lettera c, non obbliga alla richiesta di autorizzazione. Tuttavia dovrà essere comunicato alla Soprintendenza per permetterle di svolgere l’attività di vigilanza sul bene archivistico.
Le indicazioni per l’autorizzazione
La procedura di autorizzazione allo spostamento o al trasferimento del bene archivistico necessita, in fase di richiesta, dell’indicazione di alcune informazioni indispensabili alla Soprintendenza per la valutazione dell’opportunità dell’operazione. Nello specifico devono essere indicati:
- Il luogo nel quale s’intende spostare l’archivio (se soggetto a spostamento);
- La motivazione dell’operazione;
- Le caratteristiche strutturali dei locali adibiti ad archivio;
- Dichiarazione di zona al sicuro da esondazioni da parte dei competenti uffici (nel caso in cui i locali si trovino sotto o al livello della strada);
- Elenco dei componenti del bene archivistico da trasferire;
- Dettagli sulle modalità di spostamento.
