Il tempo di conservazione dei documenti: le 5 grandi fasce
Ogni documento ha un proprio ciclo di vita. Una volta che un documento non è più utile al fine di sbrigare una data funzione o gli affari correnti, deve comunque essere conservato per un determinato periodo di tempo.
Perché conservarli
Conservare i documenti non è un compito da sottovalutare. Può capitare, e succede molto più spesso di quanto si possa credere, che un determinato documento possa essere richiesto per mandare avanti una pratica, per sollecitare o comprovare pagamenti, e, in generale, per attestare che una determinata cosa sia stata effettivamente compiuta.
In altre parole, tenere in maniera ordinata i documenti necessari può fare in modo che l’azienda, l’ente, il libero professionista o il privato cittadino possano evitare tutta una serie di situazioni imbarazzanti e di problemi che possono rivelarsi difficili da risolvere.
Per quanto tempo
Da questo punto di vista, le differenti tipologie di documenti esistenti hanno, ovviamente, diversi tempi di conservazione. Benché generalizzare non sia possibile, si possono comunque fornire cinque grandi fasce di massima:
- 1 anno;
- 5 anni;
- 10 anni;
- 20 anni;
- Per sempre.
Alcuni esempi
- Documenti da conservare per 1 anno: rette scolastiche.
- Documenti da conservare per 5 anni: assicurazioni e polizze vita.
- Documenti da conservare per 10 anni: fatture e scritture contabili.
- Documenti da conservare per 20 anni: documenti commerciali relativi a beni immobili (come i contratti di acquisto).
- Documenti da conservare per sempre: atti delle PA e cartelle cliniche.
(Bisogna specificare che quanto riportato ha valore indicativo e potrebbe essere soggetto da cambiamenti.)
Le PA
Il caso delle pubbliche amministrazioni è il più particolare. Infatti, tutti gli atti pubblici emanati da una PA devono essere conservati per sempre. E, soprattutto, devono essere sempre reperibili in maniera semplice e veloce: proprio per questo, nelle pubbliche amministrazioni risulta fondamentale implementare correttamente il titolario di classificazione per la gestione dell’archivio corrente.
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