La disciplina relativa alla tenuta e conservazione sostitutiva dei documenti rilevanti ai fini fiscali è stata leggermente modificata con il Decreto Sviluppo 2011.

Volutamente si parla di due istituti differenti: tenuta e conservazione sostitutiva, poiché in base all’interpretazione della norma si desumono due modalità di gestione per la validità ai fini fiscali. Per la tenuta dei documenti digitali, infatti, sarà onere dell’imprenditore o di un delegato apporre in primis la marca temporale e, in un secondo momento, sottoscrivere i documenti online con firma digitale (art. 2251-bis c.c.).

Nella conservazione sostitutiva, il responsabile della conservazione dovrà, in primo luogo, apporre la firma digitale sul documento e, successivamente, marcare temporalmente lo stesso (Decreto ministeriale del 23 gennaio 2004).

Dall’interpretazione della norma relativa alla tenuta dei documenti digitali e alla conservazione sostitutiva, i documenti rilevanti ai fini fiscali richiedono una doppia firma. La prima apposizione di firma e marca temporale dovrà essere effettuata ai fini della denuncia dei redditi, dunque entro tre mesi dalla presentazione della dichiarazione. La seconda, a carico del responsabile della conservazione e valida ai fini della conservazione sostitutiva, potrà avvenire in seguito.

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