Titolario di classificazione e massimario di scarto: cosa sono e a cosa servono
Gestire bene un archivio e il ciclo di vita di un documento permette a un’attività, sia nel settore pubblico sia nel settore privato, di svolgersi nella maniera più efficace ed efficiente possibile.
Per gestire al meglio il normale flusso documentale, bisogna sapere cosa sono e a cosa servono il titolario di classificazione e massimario di scarto.
Il titolario di classificazione
Ogni buon archivio ha bisogno di un criterio in base al quale i documenti vengono classificati all’interno di specifiche categorie o sotto-categorie. Quanto più tale criterio di classificazione è chiaro e completo, tanto più lo sarà anche l’archivio che ne risulterà.
Ecco, il titolario di classificazione è precisamente questo. Riprendendo la definizione data dalla Direzione generale archivi, il titolario di classificazione è un:
“Quadro di classificazione articolato in categorie ed eventualmente in ulteriori sotto-partizioni, in base al quale i documenti dell’archivio corrente vengono raggruppati secondo un ordine logico.”
Più nello specifico, il titolario di classificazione si applica a quello che viene definito archivio corrente, ovvero l’archivio che comprende tutti i documenti necessari al corretto svolgimento delle attività correnti di un ente, di un’azienda o di uno studio professionistico.
Il massimario di scarto
Il massimario di scarto è lo strumento che permette di stabilire, per ogni ripartizione del titolario di classificazione, quali devono essere conservati permanentemente e quali invece, esaurito il periodo di conservazione obbligatorio (1 anno, 5 anni, 10 anni, 20 anni sono i periodi di tempo più comuni, ma possono esserci delle eccezioni), debbano invece essere destinati allo scarto e quindi al macero.
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