In archivistica, il titolario di classificazione può essere considerato come il vero “cuore” di qualsiasi archivio. Ed è uno strumento fondamentale per fare in modo che i documenti possano essere catalogati e reperiti in maniera semplice e veloce in qualsiasi momento.
1. Definizione
Sul sito della DGA (Direzione generale archivi), il titolario è definito come il:
“Quadro di classificazione articolato in categorie ed eventualmente in ulteriori sotto-partizioni, in base al quale i documenti dell’archivio corrente vengono raggruppati secondo un ordine logico.”
In pratica, volendo semplificare il concetto, il titolario può essere inteso come il sistema che indica in che modo i diversi documenti prodotti debbano essere classificati e ordinati all’interno di un dato archivio.
In particolare, ci sono due specifiche importanti da fare:
- Il titolario di classificazione si applica all’archivio corrente, ovvero all’insieme dei documenti usati per sbrigare gli affari in corso.
- Il titolario di classificazione è diviso in categorie, ognuna delle quali deve essere contrassegnata (ad esempio, da un numero romano o da una lettera).
2. Obbligatorietà
Il titolario di classificazione è obbligatorio nelle pubbliche amministrazioni o, in generale, per tutti gli enti dotati di registro di protocollo. Il titolario è fondamentale per due motivi essenziali:
- Permette di smistare i documenti ai vari uffici;
- Permette di recuperare le varie pratiche non più in corso e quindi trasferite nell’archivio di deposito.
I privati non sono obbligati ad avere un titolario di classificazione. Anche se avere un sistema di gestione ordinato ed efficiente dei documenti è un asset che può rivelarsi fondamentale per qualsiasi attività lavorativa.
3. Esempio
Una delle migliori best practice per quanto riguarda la creazione di un titolario di classificazione è rappresentata dal titolario del sistema sanitario e sociosanitario di Regione Lombardia: un esempio da cui prendere spunto per la creazione di un titolario di classificazione.
