La conservazione sostitutiva può essere definita un sistema di archiviazione elettronica a norma di legge. Qualora la conservazione sostitutiva venga effettuata secondo sistemi professionali, essa garantirà tre elementi fondamentali che la rendono uno strumento efficace e conveniente per aziende e professionisti:

  • Facile reperimento delle informazioni attraverso gli strumenti software di classificazione, grazie ai quali il tempo di ricerca delle informazioni e dei documenti verrà ridotto al minimo;
  • Non deperibilità dei supporti: un’accurata conservazione dei supporti ai quali sono affidati gli archivi permetterà all’archivio di durare più a lungo, senza che le informazioni in esso raccolte si deteriorino;
  • Validità giuridica dei documenti: la conservazione sostitutiva si avvale di procedure e strumenti (quali la firma digitale e il timbro digitale) grazie ai quali i documenti conservati mantengono piena validità giuridica.

La conservazione sostitutiva può fare riferimento ai documenti nativi digitali e può essere applicata anche a documenti analogici. In quest’ultimo caso, attraverso una procedura di digitalizzazione, i documenti cartacei potranno ottenere una “seconda vita” digitale, garantendo tutti i vantaggi della dematerializzazione e della conservazione sostitutiva.

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