Cos’è un archivio? Questa semplice domanda è piena d’insidie. Lo sanno bene gli studiosi di archivistica, i professionisti che lavorano nel settore e i semplici appassionati. Il significato e la definizione di archivio possono variare, anche in modo sostanziale, poiché il termine può essere impiegato per identità distinte.
- Archivio come complesso di documenti – in questo senso, l’archivio è definito come l’insieme dei documenti prodotti e/o acquisiti da un ente durante lo svolgimento delle proprie attività, mantenendo il vincolo archivistico, ovvero il nesso logico che lega tra loro i vari documenti. Sotto questo significato, la parola “archivio” è spesso sostituita con il sinonimo “fondo” o “fondo archivistico”.
- Archivio fisico – questo termine “archivio” fa riferimento ad una struttura fisica, o per meglio dire il locale o i locali che vengono utilizzati per la raccolta e la conservazione del fondo archivistico.
- Archivio come ente – con questa accezione ci si riferisce all’istituto nel quale vengono concentrati i documenti provenienti da fondi di uno stesso ente o in alcuni casi di enti diversi tra loro. Quest’ultimo ha per fini istituzioni la conservazione permanente dei documenti destinati alla consultazione e il compito di renderli fruibili al pubblico.
Tre diversi significati, tre realtà distinte per la stessa parola.