Il vademecum della Conservazione sostitutiva per l’azienda

La Conservazione sostitutiva è un ottimo mezzo per ridurre lo spazio di archivi aziendali e per un’archiviazione agevole e sicura. Ma, quali sono i documenti che è possibile sottoporre a questa procedura?

Si può suddividere la tipologia di documenti in quattro macro-aree per le quali è prevista la Conservazione sostitutiva:

• Documenti fiscali obbligatori – in questo ambito rientrano le fatture (attive e passive), le note di debito o di credito e i libri contabili obbligatori.
• Documenti fiscali ausiliari – tale macro-area racchiude documenti di trasporto e ordini
• Documenti del personale – i libri relativi a paghe, i CUD e le presenze
• Documenti generici – tale categoria racchiude contratti e corrispondenza (compresi i  telegrammi).

In grandi linee, il processo di Conservazione sostitutiva prevede tre fasi principali:

• Digitalizzazione – in questa fase i documenti affidati al supporto cartaceo vengono scansionati con cura e con strumenti professionali e trasformati in documenti informatici.
• Archiviazione – i documenti acquisiti in formato digitale vengono organizzati secondo un sistema d’archivio coerente.
• Conservazione  – gli archivi, affidati a un supporto idoneo, vengono dotati di un indice il quale verrà certificato tramite l’apposizione di una marca temporale e di una firma digitale.

Al termine del processo di Conservazione sostitutiva, i documenti sono pronti ad essere esibiti e avranno la stessa validità di legge degli originali cartacei.