La Conservazione sostitutiva è un ottimo mezzo per ridurre lo spazio di archivi aziendali e per un’archiviazione agevole e sicura. Ma, quali sono i documenti che è possibile sottoporre a questa procedura?
Si può suddividere la tipologia di documenti in quattro macro-aree per le quali è prevista la Conservazione sostitutiva:
- Documenti fiscali obbligatori – in questo ambito rientrano le fatture (attive e passive), le note di debito o di credito e i libri contabili obbligatori.
- Documenti fiscali ausiliari – tale macro-area racchiude documenti di trasporto e ordini
- Documenti del personale – i libri relativi a paghe, i CUD e le presenze
- Documenti generici – tale categoria racchiude contratti e corrispondenza (compresi i telegrammi).
In grandi linee, il processo di Conservazione sostitutiva prevede tre fasi principali:
- Digitalizzazione – in questa fase i documenti affidati al supporto cartaceo vengono scansionati con cura e con strumenti professionali e trasformati in documenti informatici.
- Archiviazione – i documenti acquisiti in formato digitale vengono organizzati secondo un sistema d’archivio coerente.
- Conservazione – gli archivi, affidati a un supporto idoneo, vengono dotati di un indice il quale verrà certificato tramite l’apposizione di una marca temporale e di una firma digitale.
Al termine del processo di Conservazione sostitutiva, i documenti sono pronti ad essere esibiti e avranno la stessa validità di legge degli originali cartacei.
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