Il vincolo archivistico: 3 concetti per spiegarlo
Si tratta di un concetto chiave dell’archivistica, fondamentale per l’organizzazione di qualsiasi archivio documentale: stiamo parlando del vincolo archivistico. Per spiegarlo, possiamo fare ricorso a tre concetti diversi ma collegati tra loro.
1. Archivio
Per capire cos’è e a cosa serve il vincolo archivistico, bisogna partire da qui. La parola archivio può essere usata in tre diverse accezioni. Ai fini di questo contenuto, considereremo l’archivio come il complesso dei documenti in possesso (che siano prodotti o acquistati è indifferente) di un ente durante il normale svolgimento dell’attività.
In quest’accezione specifica, la parola fondo viene spesso utilizzata come sinonimo di archivio.
2. Vincolo archivistico
All’interno di un archivio, i diversi documenti devono essere collocati in modo da poter essere sempre e facilmente reperibili. Per ottenere questo scopo, occorre che i vari documenti che compongono l’archivio siano collegati tra loro da un nesso che sia logico e necessario.
È questo nesso logico e necessario che prende il nome di vincolo archivistico. Il vincolo archivistico è ciò che distingue un archivio da una mera raccolta o collezione di documenti. Si può dire che il vincolo archivistico rappresenti la ratio dietro la creazione di un determinato archivio.
- Il vincolo archivistico deve essere “naturale”: durante la creazione dell’archivio, i documenti si stratificano naturalmente , senza cioè che il soggetto produttore compia una scelta di tipo volontario sulla tipologia di documenti da includere.
- Il vincolo archivistico deve essere “originario”: il vincolo nasce con l’archivio e ne è parte integrante sin dal principio e perdura nel tempo, anche in seguito ad un eventuale smembramento dell’archivio.
3. Classificazione e registrazione
Esistono strumenti archivistici (piano di classificazione, piano di fascicolazione, repertorio dei fascicoli) che assicurano una razionale accumulazione dei documenti e una corretta formazione del vincolo, nonché il suo adeguato mantenimento.
I documenti che costituiscono l’archivio, infatti, vengono collegati a tutti gli altri mediante la strutturazione del piano di classificazione e la gestione ordinata e strutturata della documentazione stessa in pratiche/fascicoli.
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