La corretta gestione documentale rappresenta un valore aggiunto per qualsiasi ente o azienda. Perché permette di migliorare i processi e ridurre gli sprechi. Però è un’attività che va condotta con metodo, esperienza e competenza. Affidandosi ai professionisti del settore.

Un workflow documentale assicura diversi vantaggi. Che, semplificando, possono essere ricondotti a: maggiore efficienza e minori sprechi (di tempo, di denaro, di infrastrutture). Vantaggi assolutamente innegabili. E che fanno comodo sia alle aziende sia alle pubbliche amministrazioni.

Temi:

• Workflow: il significato
• Gestione del workflow documentale
• Workflow documentale open source
• Workflow documentale in outsourcing

Workflow: il significato

In via preliminare, prima di affrontare il tema vero e proprio di quest’approfondimento, occorre specificare cosa si intende per workflow, workflow management e workflow documentale.

Workflow

Il termine “workflow”, di per sé, significa letteralmente:

Flusso di lavoro

In ambito lavorativo, sia nel settore pubblico sia nel settore privato, workflow indica uno o più modelli o schemi che:

• Definiscono il modo in cui una determinata attività deve essere portata avanti (ad esempio, il numero di passaggi da seguire per arrivare dalla materia prima al prodotto finito – per fare un esempio molto generico);
• Possono essere replicati e adattati a varie situazioni.

Il concetto di workflow si applica ai contesti più disparati, come trasformazione dei materiali, fornitura di servizi, condivisione ed elaborazione di informazioni e documenti.

Workflow management

Implementando un sistema di workflow management, si vuole introdurre, nell’azienda o nell’ente pubblico, automatismi e schemi condivisi che semplificano e ottimizzano lo svolgimento di un determinato processo.

Si distinguono due tipi di workflow management:

• Di integrazione: workflow “orizzontali” che consentono l’integrazione tra due o più processi aziendali;
• Di automazione: workflow “verticali” che puntano a migliorare uno specifico processo.

NOTA: il termine “automazione” va inteso nella sua accezione più ampia, quindi di attività che possono essere condotte in maniera automatica perché basate, appunto, su uno schema o un modello condiviso e replicabile.

Workflow documentale

Scendendo ancora più nello specifico, il workflow documentale è una procedura prestabilita e condivisa che indica come portare avanti le fasi della gestione documentale:

• Produzione;
• Autenticazione;
• Protocollazione;
• Modifica;
• Condivisione;
• Conservazione;
• Cancellazione (eventualmente).

Avendo degli schemi condivisi per tutte queste attività, si ottimizzano i tempi, si gestisce il servizio in maniera efficiente, si evitano sprechi ed errori umani.

Gestione del workflow documentale

Passando dalla base teorica alla pratica, gestire correttamente il workflow documentale comporta:

1. Identificare i documenti	In un’azienda o in un ente pubblico, sono tanti i tipi di documenti necessari per lo svolgimento delle attività quotidiane: fatture, delibere, atti, contratti di acquisto. Ognuno di loro ha bisogno di uno specifico flusso.
2. Individuare i soggetti responsabili	Per ciascun tipo di documento, ci saranno delle professionalità direttamente responsabili. Ad esempio, l’amministrazione si occuperà delle fatture, così come il reparto commerciale dei contratti in entrata. Individuare le persone da coinvolgere permette di semplificare i processi e di evitare passaggi inutili.
3. Definire i flussi	Identificati i documenti da gestire e individuate le responsabilità, per ciascuna tipologia documentale vanno stabiliti e condivisi dei flussi che permettano di gestire: • Creazione dei documenti; • Ricezione dei documenti; • Protocollazione e classificazione dei documenti; • Controllo dei documenti; • Smistamento/condivisione dei documenti; • Archiviazione dei documenti; • Eliminazione dei documenti non più necessari (o non più soggetti a obbligo di conservazione).

 

Fatto tutto questo, prima di implementarlo su larga scala, si procede con un “periodo di test” del workflow documentale, così da capire come si adatta al lavoro quotidiano e se, eventualmente, ci sono degli elementi da modificare/rivedere.

Workflow documentale open source

Nell’implementazione di un workflow di questo tipo, i migliori software per la gestione documentale danno un inestimabile aiuto. In particolare, questo:

Alfresco: piattaforma ECM per la gestione elettronica e condivisione dati

L’acronimo ECM sta per Enterprise content management. Si tratta di un sistema professionale che permette di raccogliere e lavorare tutti i tipi di contenuti prodotti da un’azienda o un ente. Con questi strumenti, si possono creare, condividere, archiviare e recuperare facilmente documenti non-strutturati o semi-strutturati, immagini, file testuali, e-mail, contenuti web.

Alfresco è una piattaforma ECM completa e cloud connected che permette di acquisire, gestire, archiviare, certificare e pubblicare contenuti e documenti. Al fine di implementare un workflow documentale efficace, semplice e perfettamente in linea con le esigenze dell’ente o dell’azienda.

Bucap è system integrator della piattaforma content & document management Alfresco.

Approfondimento: Alfresco

Workflow documentale in outsourcing

Il ciclo di Deming o PDCA è un metodo di gestione che si basa sul miglioramento continuo dei processi e dei prodotti. L’acronimo sta per plan (pianificare), do (fare/mettere in atto), check (verificare che tutto funzioni bene e, all’occorrenza, modificare), act (agire, ovvero implementare concretamente il processo).

Bucap implementa workflow documentali in linea con questo metodo di gestione dei processi. Solo seguendo il ciclo di Deming o PDCA si può avere la certezza di implementare procedure lavorative effettivamente utili per l’ente o l’azienda, evitando nel contempo processi che possono risultare ridondanti, inutili, se non addirittura dannosi per il corretto svolgimento del lavoro.