Digitalizzazione delle pratiche edilizie e Archivio digitale
La possibilità di usufruire di importanti sostegni e agevolazioni fiscali per coloro che intendono avviare dei lavori di ristrutturazione degli immobili, ha fatto aumentare notevolmente le richieste di accesso agli atti delle pratiche edilizie.
Tutto questo ha evidenziato la necessità per i Comuni di dotarsi di un archivio digitale che raccolga al suo interno tutte le pratiche edilizie precedentemente sottoposte ad un’accurata attività di dematerializzazione e digitalizzazione. La creazione di un archivio digitale delle pratiche edilizie rappresenta per la Pubblica Amministrazione una scelta strategica verso la flessibilità e la semplificazione dei processi con l’opportunità di conservare documenti e pratiche rendendoli così accessibili direttamente online anche a distanza di anni.
In questo articolo:
- Vantaggi apportati dall’adozione dell’archivio edilizio digitale
- Soluzione modulare nell’ambito dell’archivio edilizio digitale
- Le Macro Attività del Modello di Servizio rivolto ai Comuni
- Servizio di dematerializzazione documentale: work flow produttivo
- Certificabilità del processo di dematerializzazione massiva offerto da Bucap
Vantaggi apportati dall’adozione dell’archivio edilizio digitale
L’archivio digitale delle Pratiche edilizie è uno strumento che semplifica la consultazione da parte dei dipendenti comunali, dei cittadini e di tutti quei professionisti che hanno bisogno di accedere agli atti delle pratiche edilizie direttamente online, beneficiando di un enorme risparmio di tempo e di risorse.
Un’importante opportunità per guadagnare flessibilità e competitività nell’erogazione dei servizi, con notevoli vantaggi su diversi fronti:
- Accesso, ricerca e consultazione delle pratiche edilizie più veloce e pratica da parte del personale impiegato negli Uffici Tecnici comunali, dei cittadini e dei professionisti;
- Abbattimento degli alti costi legati all’attività di archiviazione fisica;
- Maggiore capacità di evasione delle richieste dei cittadini in tempi anche più rapidi;
- Soddisfazione generale sia dei dipendenti comunali che dei cittadini;
- Contenimento dell’impatto ambientale grazie al minimo utilizzo della carta;
- Integrità e salvaguardia dei documenti conservati all’interno dell’archivio edilizio digitale rispetto a quello fisico.
Soluzione modulare nell’ambito dell’archivio edilizio digitale
Bucap S.p.A. già dal 2017 ha realizzato, grazie anche alla collaborazione di alcuni importanti Comuni Italiani, un “Modello di Servizio” che risponde alle esigenze di trasformazione digitale tipiche della gestione delle pratiche edilizie, agevolando l’utilizzo telematico certificato dei documenti analogici che compongono l’archivio digitale nel settore dell’edilizia privata.
Tale modello rappresenta un’efficiente soluzione modulare in grado di rispondere adeguatamente a tutte le fasi del processo di digitalizzazione dell’archivio edilizio:
a) Presa in carico ed il ritiro dell’archivio fisico;
b) Inventariazione di tutte le pratiche presenti in archivio;
c) Dematerializzazione dell’archivio fisico con la creazione di file digitali conformi all’originale;
d) Gestione delle attività connesse all’accesso agli atti mediante l’utilizzo di un portale web dedicato agli utenti degli Uffici tecnici dei Comuni;
e) Trasmissione dei documenti digitali al gestionale del Comune di riferimento;
f) Conservazione digitale a norma (servizio facoltativo) in un repository accreditato AgID, in quanto un documento digitale se non viene conservato in digitale non avrà alcuna valenza probatoria verso terzi;
g) Eventuale restituzione dell’archivio fisico.
Negli anni questo efficiente modello di servizio si è arricchito, affiancando all’attività di dematerializzazione tradizionale anche quella di “certificazione di processo” che consente di rendere i documenti delle vere e proprie “copie conformi” agli originali con tutti i vantaggi che questo comporta.
Le Macro Attività del Modello di Servizio rivolto ai Comuni
L’approccio al Modello di Servizio proposto da Bucap S.p.A. può essere diviso nelle seguenti tre macro-attività principali:
- Analisi di Fattibilità, in cui Bucap S.p.A. si occupa di recepire le esigenze del Comune e valutare lo stato attuale degli archivi e dei documenti contenuti al loro interno. Si procede poi a svolgere un’analisi economica preventiva per poi redigere un progetto tecnico-economico. In questa fase si definiscono con cura gli obiettivi da raggiungere: la creazione in cloud di particolari piattaforme per l’evasione delle richieste di accesso agli atti, la creazione di un archivio ibrido facilmente consultabile, la digitalizzazione e la certificazione di processo dei documenti cartacei;
- Startup, comprende tutte quelle attività finalizzate a identificare i documenti che saranno sottoposti all’attività di dematerializzazione, stabilendo gli strumenti e i macchinari da adoperare nel caso venga richiesta la certificazione di processo. Infine si realizza un prototipo di riferimento;
- Work Flow Produttivo, che consiste nell’attività di dematerializzazione vera e propria.
Servizio di dematerializzazione documentale: work flow produttivo
Il servizio di dematerializzazione delle pratiche edilizie offerto da Bucap S.p.A. si compone a sua volta delle seguenti fasi, secondo un preciso approccio strategico:
a) Acquisizione dei documenti e apertura dei faldoni;
b) Allestimento e tipizzazione dei documenti;
c) Ripresa digitale dei documenti attraverso strumenti e macchinari tecnologici all’avanguardia, come particolari scanner per documenti di piccole e grandi dimensioni;
d) Ricomposizione dei documenti;
e) Produzione di file digitali solitamente in formato PDF non modificabili;
f) Indicizzazione da immagini;
g) Controllo di qualità;
h) Gestione degli eventuali documenti non conformi;
i) Creazione di un file indice dei documenti;
j) Pubblicazione dell’archivio digitale delle Pratiche edilizie sul Portale Bucap;
k) Creazione dei pacchetti di versamento e successivi pacchetti di conservazione sul sistema di Conservazione Digitale accreditato AgID di Bucap;
l) Eventuale restituzione dell’archivio fisico.
Certificabilità del processo di dematerializzazione massiva offerto da Bucap
L’intero processo di dematerializzazione offerto da Bucap S.p.A. è conforme alle norme vigenti. Bucap mette a disposizione del cliente un team di esperti Archivisti che si occupa di redigere il documento di “Dichiarazione per il processo certificato di dematerializzazione massiva”. Attraverso tale documento vengono descritte tutte le attività svolte, i controlli di processo, le apparecchiature utilizzate ed il perimetro delle pratiche oggetto di dematerializzazione.
A partire dalla Dichiarazione il Notaio o il Pubblico Ufficiale dopo aver svolto degli audit, certifica il processo e attesta che tutte le attività siano svolte secondo le norme previste dal CAD e dalle linee guida AgID.
Durante la certificazione di processo i documenti vengono sottoposti a operazioni di conteggio, log, tracciamento degli eventi e ai controlli di qualità.
Ai documenti soggetti alla certificazione di processo vengono associati una serie di metadati attribuiti e accordati precedentemente con il cliente che consentono ricerche più approfondite nella fase di consultazione online dei documenti.
Bucap S.p.A. per l’attività di conservazione digitale a norma ha ideato e sviluppato il software B-CoD che è stato fin da subito approvato dall’Agenzia per l’Italia Digitale e dagli Enti certificatori preposti. Il software è conforme agli standard di qualità del settore: OAIS, Uni SInCRO e PREMIS adottati in tutto il Mondo.
Contattaci per richiedere maggiori informazioni sui servizi offerti nell’ambito dell’Archivio digitale delle Pratiche edilizie.
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