L’archiviazione digitale è pensata per archivi di lungo periodo. I vantaggi di questo tipo di archiviazione sono indissolubilmente legati all’attuazione di buone prassi e alla scelta dei giusti formati ai quali affidare i documenti.

Per tale motivo, per la definizione di un archivio digitale affidabile nel tempo, bisognerà tenere in considerazione alcuni elementi cardine:

Formato aperto e portabilità – i documenti devono essere affidati a file in formato aperto; in grado, cioè, di essere decodificati anche in mancanza di software specifici. La buona prassi è quella di adottare file di formati aperti che si basano sugli standard internazionali (ISO o ETSI). L’indipendenza da un formato proprietario (portabilità) è un requisito fondamentale dei file avviati a conservazione nei long term archives;

Formato sicuro – il documento conservato deve essere immodificabile o, comunque, modificabile tenendo traccia delle versioni e delle revisioni. Inoltre, il formato del file dovrebbe essere scelto in funzione dell’immunità dall’inserimento di codice maligno o contenuti nascosti;

Formato autodescrittivo – la struttura interna del formato di file scelto deve dare la possibilità d’inserire indicazioni sullo schema impiegato e sul documento conservato;

Diffusione, sviluppo e stabilità – più il formato d’archiviazione è diffuso, più sarà supportato da una comunità di sviluppatori. È altresì importante che il formato adottato non sia soggetto a frequenti modifiche sostanziali o, comunque, che le nuove versioni prevedano una compatibilità con le versioni più vecchie.

Per sapere di più sulle buone prassi e sull’archiviazione digitale, rimandiamo al testo di riferimento: Manuale di conservazione digitale di Alessandro Sinibaldi e Paolo Bartolomeo Buongiorno.

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