Il servizio di archiviazione sostitutiva e di digitalizzazione dei documenti copre anche il settore che riguarda l’archiviazione delle polizze, consentendo ad ogni azienda l’eliminazione del cartaceo anche in questo settore del proprio archivio. All’interno dell’articolo 8 ISVAP che normalizza le modalità di conservazione dei documenti , infatti, il punto tre precisa: “Le imprese possono effettuare la conservazione digitale sostitutiva dei documenti […] per i contratti di assicurazione e i contratti generali di riassicurazione, nel rispetto delle regole stabilite per la conservazione dei documenti originali unici dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n.82, e dalle relative disposizioni di attuazione.” Questo punto dell’articolo consente quindi anche al processo di archiviazione delle polizze di entrare a far parte del mondo della dematerializzazione dei documenti e dell’archiviazione digitale.

Ovviamente tutti i documenti dematerializzati o smaterializzati, anche in questo specifico caso debbono sottostare alle norme che ne determinino la validità giuridica e amministrativa. Firme digitali e item crittografici devono quindi garantire l’originalità, la provenienza e la collocazione delle polizze archiviate in formato digitale. In termini invece di durata della conservazione l’accesso all’archivio digitale da parte delle polizze non comporta alcun cambiamento: ogni azienda deve conservare per almeno cinque anni sia gli originali dei contratti di assicurazione che il fascicolo dei sinistri del ramo danni.

Infine ogni archivio digitalizzato può venire costruito sulle esigenze specifiche di una certa impresa da aziende che forniscono il servizio di archiviazione delle polizze. Scopri di più.

Approfondimento
Archivizione elettronica delle polizze

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