Il valore legale di un documento digitale è stabilito dai relativi articoli del CAD, il Codice dell’amministrazione digitale. Ma cosa cambia quando, da tale originale digitale, se ne vuole ricavare una copia analogica? Il valore legale della copia è lo stesso dell’originale? Ecco la risposta.

L’attestazione conformità della copia cartacea di un documento informatico attesta la completa conformità della copia all’originale. Questo significa che la copia, se gestista secondo quanto previsto dalla relativa normativa, ha esattamente lo stesso valore legale dell’originale.

Grazie all’attestazione, la copia ha lo stesso valore legale dell’originale

Ma quali sono i modelli e le modalità per la redazione di un’attestazione di conformità? E quando è necessario farvi ricorso?

Temi:

• Cos’è e quando serve l’attestazione di conformità
• Modello
• Modalità
• Attestazione di conformità di copia informatica

Cos’è e quando serve l’attestazione di conformità

L’attestazione di conformità, come il nome stesso indica, è un documento che viene apposto alla copia analogica di un documento informatico. Attesta, detto in parole semplici, che la copia originale sia perfettamente uguale all’originale digitale.

L’attestazione può essere rilasciata:

• Da un pubblico ufficiale autorizzato a svolgere tale funzione nella pubblica amministrazione;
• Da un notaio in ambito privato.

In questa fase di transizione dal cartaceo al digitale, possono esserci varie ragioni che portano a dover realizzare una copia cartacea di un documento originariamente creato in formato digitale. La copia, affinché possa considerarsi di una qualche utilità, deve avere lo stesso valore dell’originale digitale.

Come già detto, l’attestazione di conformità fa proprio questo: attesta la piena corrispondenza tra la copia e l’originale.

Attestazione di conformità: attestare la piena corrispondenza tra la copia cartacea e l’originale digitale.

Modello

L’attestazione di conformità può essere redatta in base alle specifiche esigenze di un dato documento. In linea di massima, comunque, ci sono delle informazioni che deve necessariamente riportare, ovvero:

• Nome e qualifica della persona che attesta la conformità;
• Riferimenti per risalire al documento informatico originale;
• Luogo e data;
• Firma.

Modalità

Tra i diversi esempi di modalità per rilasciare un’attestazione di conformità della copia cartacea di un documento informatico, bisogna doverosamente citare quanto riportato nell’articolo 16-undecies del D.L. 83/2015. Queste modalità, essenzialmente, sono tre.

1. Attestazione di conformità apposta in calce alla copia

L’attestazione di conformità viene riportata, opportunamente redatta di proprio pugno dalla persona autorizzata a farlo, in calce (alla fine/termine della pagina) alla copia analogica del documento informatico.

2. Attestazione di conformità apposta a margine della copia

Come nel caso dell’apposizione in calce, l’attestazione di conformità della copia analogica può anche essere apposta, redatta in maniera permanente e leggibile, a margine del documento.

3. Attestazione di conformità allegata alla copia

Infine, c’è il terzo caso: l’attestazione di conformità viene redatta su un foglio a parte e in seguito allegata alla copia analogica. Anche l’attestazione su un foglio a sé deve essere chiara e leggibile. Inoltre, deve essere allegata all’originale in modo che non vada persa.

Il contrassegno

Nella PA, sulla copia analogica di un documento informatico può essere apposto un contrassegno. In questo modo, è possibile risalire in maniera più semplice e precisa al documento informatico originale. È importante specificare che il contrassegno non sostituisce, in alcun modo, l’obbligo di sottoscrizione autografa dell’attestazione da parte della persona autorizzata.

Attestazione di conformità di copia informatica

Lo stesso discorso vale anche a parti inverse: la copia informatica di un documento analogico necessita, a sua volta, di un’attestazione di conformità rilasciata dalla persona autorizzata a farlo.

In questo caso, però, ci sono alcune precise differenze:

• L’attestazione di conformità è in formato digitale;
• L’attestazione di conformità può essere inserita direttamente all’interno della copia o gestita in un file a sé stante;

L’attestazione di conformità deve necessariamente essere siglata con la firma digitale della persona che ha l’autorità per rilasciare l’attestazione.