Le fasi di transazione richiedono sempre degli strumenti specifici che permettano di gestire il cambiamento in maniera graduale, controllata ed evitando problemi. Lo stesso discorso vale per il passaggio dal documento cartaceo al documento digitale. E, ovviamente, anche per la conservazione dei documenti.
Sia nel settore pubblico sia nel settore privato, è possibile creare una copia informatica di un documento originale cartaceo. A patto che vengano seguite specifiche regole e procedure per garantire la completa conformità della copia all’originale. Ed è proprio questa la funzione della cosiddetta attestazione di conformità.
Temi:
Quando serve: notaio e/o pubblico ufficiale
Come si può leggere nell’articolo 22 comma 1-bis del CAD (Codice dell’amministrazione digitale):
La copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico è prodotta mediante processi e strumenti che assicurano che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto, previo raffronto dei documenti o attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza della forma e del contenuto dell’originale e della copia.
La cosiddetta (vedremo più avanti perché) attestazione di conformità, quindi, viene rilasciata quando si vuole fare una copia informatica di un documento analogico e attestare la piena corrispondenza tra i due documenti. A tal fine, la persona incaricata di attestare tale conformità è:
- Un notaio in ambito privato;
- Un pubblico ufficiale appositamente autorizzato in ambito pubblico.
Il notaio o il pubblico ufficiale attestano che la copia informatica abbia esattamente la stessa efficacia probatoria e lo stesso valore dell’originale cartaceo.
Cos’è
Adesso si entra più nello specifico. “Attestazione di conformità”, infatti, è un’espressione parzialmente fuorviante, in quanto fa pensare al rilascio di una sorta di “certificazione”. In realtà, per essere precisi, si sta parlando di un processo molto più articolato che può essere spiegato suddividendolo in tre momenti ben distinti.
1. Certificazione di processo
Per processo si intende l’insieme di procedimenti e tecnologie che permettono di realizzare una copia informatica partendo da un documento cartaceo. Il processo deve essere impostato in modo da garantire la massima corrispondenza tra la copia e l’originale.
Il comma 1bis degli articoli 22 e 23-ter del CAD prevede l’obbligatorietà della certificazione di processo, la quale, in sostanza, è la certificazione di conformità di una copia a un originale. Per certificare il processo, si può ricorrere a diversi standard: il principale è UNI EN ISO 9001.
Certificazione di processo: le tecnologie e i processi tramite i quali un documento cartaceo viene digitalizzato.
Per imbastire tale processo, si può ricorrere a diverse modalità e tecnologie, in quanto l’attuale normativa non ne identifica/indica alcuna. Chi si occupa del processo, deve fornire:
- L’indicazione del tipo di documenti e dei volumi da digitalizzare;
- La descrizione dettagliata di come vengono formati i documenti digitali a partire dagli originali cartacei.
2. Attestazione di conformità
Il notaio o il pubblico ufficiale non controllano ogni singola copia realizzata ma, se il processo di digitalizzazione è stato realizzato secondo gli standard condivisi tra le parti in causa, il controllo viene effettuato su delle copie campione.
Su tali copie campione, il notaio o il pubblico ufficiale rilasciano un’attestazione di conformità, la quale può essere:
- Realizzata in un file a parte;
- Aggiunta direttamente al file della copia informatica.
Il notaio/pubblico ufficiale attesta la conformità di una o più copie campione.
Se la conformità delle copie campione è comprovata e lo standard per il processo di acquisizione è confermato, allora si può generalizzare il discorso e affermare che tutte le copie informatiche realizzate sono conformi agli originali cartacei.
3. Firma digitale
L’ultimo punto riguarda la firma: la copia informatica di un documento cartaceo ha piena validità ed efficacia probatoria se vi è stata regolarmente apposta la firma digitale del notaio o del pubblico ufficiale autorizzato.
Per maggiori informazioni: La firma digitale: cos’è, a cosa serve e come funziona
Digitalizzazione documentale Bucap
Bucap fornisce un processo di digitalizzazione documenti cartacei completamente in linea con le direttive previste dallo standard UNI EN ISO 9001: una delle migliori garanzie che le copie informatiche realizzate siano in tutto e per tutto conformi ai documenti cartacei originali.
