Cos’è e quando serve l’attestazione di conformità: documenti analogici e digitali
Spesso, viene associata al processo telematico. In realtà, i suoi utilizzi sono molto più ampi. Specialmente in un mondo in cui convivono ancora (e lo sarà ancora per diverso tempo) documenti digitali e documenti cartacei.
Quando si parla di conservazione dei documenti e della loro gestione, gli strumenti e le soluzioni alle quali ricorrere sono sempre diversi. Strumenti e soluzioni come l’attestazione di conformità: cos’è, di preciso? Quando serve? E a chi rivolgersi per gestirla nel modo migliore?
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Cos’è
Per spiegare, in maniera del tutto preliminare, cos’è un’attestazione di conformità, bisognerà essere necessariamente molto generici. In linea generale (in seguito saremo molto più precisi – si vedrà perché), può essere definita come:
L’attestazione che la copia digitale/cartacea di un documento cartaceo/digitale sia perfettamente conforme all’originale.
Il modo di gestire l’attestazione di conformità e le “forme” che essa può assumere, infatti, variano in base alla situazione nella quale ci si trova a dover ricorrere a questa specifica soluzione.
Chi la rilascia
Sono soltanto due le figure professionali che, a norma di legge, possono rilasciare un’attestazione di conformità:
- Un pubblico ufficiale. In tutte le pubbliche amministrazioni, deve essere chiaramente indicato il pubblico ufficiale che ha il potere/diritto di rilasciare l’attestazione.
- Un notaio. Quando si passa dall’ambito pubblico all’ambito privato, occorre rivolgersi a un notaio, il quale svolge, a tutti gli effetti, funzione di pubblico ufficiale e tutti gli atti da lui firmati hanno piena validità legale/giuridica.
L’attestazione di conformità può essere rilasciata da un notaio o da un pubblico ufficiale preposto.
Quando serve
L’attestazione di conformità serve quando occorre realizzare:
- Una copia informatica di un documento cartaceo;
- Una copia cartacea di un documento informatico.
Vediamole nello specifico.
1. Copia informatica di un documento cartaceo
Il processo di realizzazione della copia digitale di un originale cartaceo si divide in tre fasi.
| 1. Certificazione di processo | Sotto questa definizione rientrano tutti i procedimenti e le tecnologie necessari per realizzare le copie digitali di originali cartacei. Il processo deve essere implementato in modo da garantire che, tra le copie e gli originali, la corrispondenza sia massima.
La certificazione di processo è un passaggio assolutamente obbligatorio, così come indicato nel comma 1bis degli articoli 22 e 23-ter del CAD. Gli standard ai quali ricorrere per la certificazione di processo sono diversi: il più comune e utilizzando è UNI EN ISO 9001. |
| 2. Attestazione di conformità | Dopo che i documenti sono stati digitalizzati, devono passare per il controllo del notaio o del pubblico ufficiale. Se il numero di documenti è ingente, la figura preposta non li vaglia uno a uno ma controlla delle copie campione. Questo controllo a campione è possibile unicamente se le copie rispettano gli standard condivisi da tutte le parti in causa.
Se il numero di documenti è limitato, allora il notaio/pubblico ufficiale può anche prevedere di controllarli singolarmente. Solo a questo punto il notaio o il pubblico ufficiale rilasciano un’attenzione di conformità, che può essere realizzata su un file a parte o aggiunta alla copia informatica. |
| 3. Firma digitale | Per l’ultimo passaggio, la copia ha piena efficacia probatoria unicamente se il notaio o il pubblico ufficiale hanno apposto la propria firma digitale. |
Sull’intero processo, ecco alcuni approfondimenti che possono risultare molto utili per chiarirne meglio tutti i punti:
- UNI EN ISO 9001: certificazione per un sistema di gestione di qualità;
- La firma digitale: cos’è, a cosa serve e come funziona;
- La firma digitale: il valore legale di uno strumento sempre più diffuso.
2. Copia cartacea di un documento informatico
L’attestazione di conformità della copia cartacea di un documento informatico deve riportare queste quattro informazioni minime: nome e qualifica della persona che attesta la conformità; riferimenti per risalire al documento informatico originale; luogo e data; firma.
In pratica, il notaio/pubblico ufficiale deve scrivere che c’è piena corrispondenza tra originale digitale e copia cartacea.
Le modalità di gestione dell’attestazione di conformità possono essere diverse. Le principali, comunque, possono essere considerate le tre indicate nell’articolo 16-undecies del D.L. 83/2015.
| 1. Attestazione di conformità apposta in calce alla copia | Il notaio o il pubblico ufficiale redigono e firmano, di proprio pugno, l’attestazione di conformità alla fine o al termine della copia cartacea del documento informatico. |
| 2. Attestazione di conformità apposta a margine della copia | Come nel caso precedente, il notaio/pubblico ufficiale redige di proprio pugno l’attestazione di conformità, questa volta però a margine del documento. |
| 3. Attestazione di conformità allegata alla copia | La terza modalità prevede che il notaio/pubblico ufficiale rediga l’attestazione di conformità in un documento a parte, il quale, poi, può essere allegato alla copia. |
Va da sé che, in tutti e tre i casi, l’attestazione di conformità deve essere redatta in maniera permanente e leggibile.
Come fare
Come si è visto, il notaio o il pubblico ufficiale sono la parte finale del processo. Prima c’è tutta la fase di raccolta e organizzazione dei documenti, e la realizzazione delle copie cartacee/digitali. Un’attività che può rivelarsi onerosa, sia dal punto di vista economico sia del tempo da impiegare.
Proprio per questo, è bene rivolgersi ai professionisti della gestione documentale, che ottimizzeranno e semplificheranno l’intero processo.
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