La gestione documentale può migliorare la produttività di un ufficio? Secondo quanto scoperto da due aziende di rilievo nel panorama internazionale, come BAE Systems e Coopers & Lybrand, sì.

Secondo studi condotti dalle due realtà scopriamo che circa l’80% degli impiegati sfruttano mezz’ora al giorno nella ricerca di documenti e informazioni aziendali, mentre il 60% spreca un’ora o più duplicando il lavoro di altri.

Altre percentuali interessanti sottolineano l’inutilità di alcuni workflow che potrebbero essere ottimizzati grazie a una gestione documentale dematerializzata e contribuire, con ciò, all’aumento della produttività di tutta l’azienda. Il 90% dei documenti su carta presenti in un’azienda hanno la mera funzione di essere spostati da un ufficio all’altro. Ciascun documento viene copiato, in media, 19 volte.

Le società spendono, in lavoro, 20$ per archiviare un documento, 120$ per ritrovare un documento archiviato male e 220$ per riprodurre un documento perso. E, quest’ultimo caso, non sembra così raro: il 7,5% dei documenti si perde nei meandri di una gestione documentale cartacea poco strutturata.

Per aumentare la produttività del proprio ufficio, dunque, un primo passo potrebbe essere quello di razionalizzare e dematerializzare la gestione documentale.

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