Tutto è pronto per la VIII edizione dell’evento nazionale sulla digitalizzazione DIG.Eat 2015: The endless paper, che si terrà a Roma il 14 ottobre prossimo. Un momento d’incontro voluto da ANORC e organizzato in collaborazione con ANORC Professioni, Aifag e Stati Generali della Memoria Digitale.

Come ogni anno, DIG.Eat 2015 richiamerà a Roma una vasta platea di esperti, professionisti e appassionati di digitalizzazione documentale per discutere e confrontarsi, nell’ambito degli incontri e delle tavole rotonde, sui temi caldi della gestione documentale.

Tra i temi trattati nel coso della VIII edizione di DIG.Eat:

• Regole tecniche sulla formazione, gestione e conservazione del documento informatico
• Regolamento europeo eIDAS
• Biometria e nuovi metodi di identificazione
• Modelli organizzativi dei sistemi di conservazione
• Sicurezza e Big data
• Cloud

Inoltre, nelle quattro tavole rotonde previste per DIG.Eat 2015, si tratterà il tema della digitalizzazione e della PA, sia dal punto di vista della Pubblica amministrazione, sia dal punto di vista delle aziende e dei privati.

L’appuntamento con DIG.Eat 2015: The endless paper è il 14 ottobre presso il Centro Congressi Fontana di Trevi, in piazza della Pilotta, 4. L’evento è gratuito e la partecipazione è libera, previa iscrizione obbligatoria.

La corretta tenuta e archiviazione dei documenti cartacei è un’attività che richiede molte risorse:

• Risorse umane: il personale addetto alla gestione dell’archivio deve essere competente e sempre aggiornato sulla normativa relativa alla conservazione documentale e della privacy (nel caso in cui i documenti conservati racchiudessero dati sensibili).
• Risorse di spazio e oneri di sicurezza: come ben sa chi gestisce un archivio analogico la sedimentazione dei fogli di carta e dei faldoni può richiedere ampi spazi. I locali destinati ad archivio, inoltre, devono essere adeguati alle normative sulla sicurezza. Infatti la custodia dei documenti deve essere improntata sul principio della riduzione al minimo dei rischi di smarrimento e distruzione (o deterioramento) dei dati conservati.
• Risorse di tempo: la gestione di un archivio cartaceo richiede tempo per l’archiviazione e la gestione del ciclo di vita del documento archiviato.

Per sollevare la struttura da questi costi, pubbliche amministrazioni e organizzazioni private, come aziende, studi professionali, banche e assicurazioni, possono puntare su un servizio professionale di tenuta degli archivi cartacei: la risposta a norma di legge a un’incombenza che può distrarre da investimenti più produttivi delle risorse impiegate.

Che si parli della tenuta dell’archivio corrente, di deposito o storico un buon servizio di gestione di un archivio cartaceo può garantire i migliori standard per ciò che riguarda i requisiti tecnici dei locali, la preparazione del personale e la salvaguardia dei documenti depositati.