Per la conservazione dei documenti e per la loro gestione, il digitale diventa sempre di più la scelta migliore sia per le aziende sia per le pubbliche amministrazioni. Del resto, i vantaggi sono tanti e inconfutabili.
La digitalizzazione dei documenti cartacei è un’operazione che va condotta con specifici criteri e secondo determinati standard. A tal proposito, prima di procedere, occorre sapere cos’è, a cosa serve e come funziona la certificazione di processo.

Temi:

• Definizione
• Standard ISO 9001 e ISO 27001
• Il processo di dematerializzazione
• Attestazione di conformità

Definizione

L’AgID (Agenzia per l’Italia digitale) definisce, nelle nuove Linee Guida in via di pubblicazione alla data dell’articolo, la certificazione di processo in questo modo:

La certificazione di processo […] è una delle due modalità previste – insieme alla quella tradizionalmente nota come raffronto dei documenti – per assicurare che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto.

Semplificando, la certificazione di processo è necessaria quando si vuole procedere con la realizzazione di copie informatiche di documenti analogici, così come previsto nell’articolo 22 del CAD (Codice dell’amministrazione digitale).
Più nello specifico, AgID indica chiaramente che in un modello di certificazione di processo devono essere assicurate:

• Una procedura tecnologica che garantisca la piena a totale corrispondenza tra tutti i documenti analogici e le rispettive copie informatiche;
• La documentazione e la verifica della corretta esecuzione del processo di digitalizzazione che, vale la pena ribadirlo, deve garantire la totale corrispondenza tra originale analogico e copia digitale.

Quando si ricorre alla certificazione di processo

In linea di massima, se il numero di contenuti digitalizzati non è eccessivo, per verificarne la corrispondenza si può ricorrere al già accennato raffronto tra documenti.
Ma il raffronto tra documenti, come si può facilmente intuire, diventa inapplicabile quando il numero di documenti è elevato. È in queste circostanze che si ricorre alla certificazione di processo: una procedura tecnologica che snellisce e velocizza il processo. Si parla, a tal proposito, di processo o ciclo di dematerializzazione massiva.

Standard ISO 9001 e ISO 27001

Il processo deve garantire la piena corrispondenza tra copia digitale e originale analogico sia dal punto di vista oggettivo sia dal punto di vista soggettivo.

• Ambito oggettivo. L’ambito oggettivo riguarda gli strumenti, le procedure e le tecnologie da adottare. Il processo di dematerializzazione massiva deve essere certificato in accordo agli standard ISO 9001 e ISO 27001.
• Ambito soggettivo. L’utilizzo di tecnologie, strumenti e processi certificati non può prescindere da una verifica soggettiva: l’intero processo si dovrà cioè concludere con il raffronto dei documenti e con la generazione di un’attestazione di conformità (di cui si parlerà tra poco).

Il processo di dematerializzazione

Il ciclo completo di dematerializzazione di divide in quattro fasi:

• Analisi e progettazione. Sia il processo sia l’archivio devono essere gestiti e/o realizzati in base alle esigenze specifiche di chi procede alla digitalizzazione documentale.
• Normalizzazione. Il soggetto che si occupa della digitalizzazione dei documenti deve prendere in carico la documentazione e procedere con la riorganizzazione dei fascicoli.
• Scannerizzare. Le immagini devono essere digitalizzate sempre verificando la qualità del processo di digitalizzazione e dei documenti digitali così ottenuti.
• Indicizzazione. I dati vengono acquisiti e le eventuali incongruenze sono adeguatamente segnalate.

In merito al processo di dematerializzazione, sempre l’attestazione di conformità dovrà necessariamente riportare almeno queste informazioni (come specificato sempre nelle Linee Guida di prossima pubblicazione dall’AgID):

• Anagrafica del committente;
• Codice identificativo univoco del lotto sottoposto a scansione;
• Tipologia e volumi del lotto di documenti sottoposto a scansione;
• Requisiti tecnici e/o vincoli di progetto;
• Finalità della scansione;
• Riferimento al contratto tra fornitore e committente (in caso di outsourcing);
• Luogo, data e orario di inizio e di fine della scansione a cui si è assistito;
• Nomi dei referenti presenti al processo di scansione;
• Riferimento alla documentazione di analisi/progetto o di sistema;
• Nome e versione del software di elaborazione digitale delle immagini che è stato utilizzato;
• Segnalazione di eventuali criticità, anomalie riscontrate;
• Parte descrittiva delle fasi e dei controlli.

Lo scanner

Per l’acquisizione massiva dei documenti analogici bisogna necessariamente ricorrere a scanner professionali per documenti. I quali, a loro volta, devono presentare almeno queste caratteristiche:

• Auto orientamento;
• Bilanciamento della luce e del colore;
• Correzione della deformazione;
• Correzione della curvatura;
• Rotazione e ribaltamento;
• Controllo qualità (proprietà delle immagini, come luminosità, contrasto, varianza, colore dominante, dimensioni, colori, inclinazione …).

Senza dimenticare un elemento fondamentale: la certificazione di processo deve garantire la riconducibilità della copia digitale all’originale analogico.

Attestazione di conformità

Si giunge così, infine, all’attestazione di conformità, la quale attesta che la copia digitale di un documento analogico sia effettivamente conforme all’originale. L’attestazione di conformità può essere rilasciata:

• Da un pubblico ufficiale, nel caso si tratti di documenti pubblici;
• Da un notaio, quando la digitalizzazione dei documenti avviene in ambito privato.

Nel caso in cui invece l’attestazione di conformità venga rilasciata da un soggetto privato e non da un pubblico ufficiale o da un notai, le copie digitali prodotte avranno invece un differente livello di efficacia probatoria, sempre secondo quanto delineato nelle Linee Guida di prossima pubblicazione.