Ciclo attivo e ciclo passivo: le differenze, e le opportunità della digitalizzazione
La vita e la gestione di un ente o un’azienda possono essere divise in due grandi “momenti”: sono il ciclo attivo e il ciclo passivo. Ognuno di loro è importante per diversi motivi. E ognuno di questi momenti può trarre grande beneficio dalla digitalizzazione.
Cos’è il ciclo attivo
Per un’azienda, un ente o un libero professionista, con la locuzione ciclo attivo s’intende quell’insieme di operazioni che s’intrattengono con il cliente e che determinano un guadagno di tipo economico-finanziario. Detto in altre parole, il ciclo attivo comprende tutte le operazioni che permettono di vendere beni o servizi.
Alcuni esempi di operazioni che rientrano nel ciclo attivo:
- Gestione e archiviazione dei dati anagrafici del cliente;
- Gestione e archiviazione dei documenti che comprovano l’avvenuta vendita di un bene o di un servizio a un cliente.
Tenendo sotto controllo il ciclo attivo, aziende e professionisti possono avere un’idea chiara di quali sono i processi che terminano con la vendita del bene o del servizio offerti. Inoltre, possono determinare le entrare in anticipo.
Cos’è il ciclo passivo
In un certo senso, il ciclo passivo è tutto ciò che sta prima della vendita del bene o del servizio a un cliente. Nel ciclo passivo, infatti, rientrano tutti i processi e i workflow che s’instaurano tra l’azienda/ente, i fornitori e il magazzino. Inoltre, se il ciclo attivo determina delle entrate, il ciclo passivo determina invece delle uscite economiche per l’azienda (ad esempio, per pagare i fornitori).
Anche in questo caso, nelle attività del ciclo passivo rientrano:
- Gestione dell’anagrafica dei fornitori;
- Registrazione dei documenti che legano l’azienda/ente a un fornitore (in pratica, sono gli ordini di acquisto).
Dematerializzazione del ciclo attivo
Nel ciclo attivo, la dematerializzazione documentale permette di gestire in maniera più semplice ed efficace quattro importanti aree operative:
- Ordine;
- Consegna;
- Fatturazione;
In questo modo, l’azienda o l’ente riesce a essere molto più tempestivo a esaudire le richieste del cliente e a rispondere alle sue necessità in tempi brevi.
Procedura automatizzata del ciclo passivo
Per un’azienda/ente, inefficienza significa costi aggiuntivi, come, ad esempio, per la gestione del magazzino. Invece, la razionalizzazione del ciclo passivo e l’automazione dei processi di comunicazione e di scambio documentale comportano diversi vantaggi:
- Riduzione dei tempi di fatturazione passiva;
- Riduzione dei tempi dei pagamenti;
- Eliminazione degli errori di trasmissione;
- Agevole e tempestivo accesso alle informazioni e ai dati.
Area Editoriale