Il ciclo attivo è una parte fondamentale nella vita di un ente o di un’azienda. Un momento che richiede un’attenta e precisa gestione dei flussi documentali.
Una definizione
Per ciclo attivo s’intende quell’insieme di operazioni che permettono a un’azienda di vendere beni o servizi a un acquirente/consumatore. Tali operazioni si definiscono “attive” proprio perché consentono all’azienda di far registrare un guadagno di tipo economico-finanziario.
Grazie a un oculato controllo del ciclo attivo, le aziende possono:
- Ottimizzare al meglio i flussi di produzione, riducendo gli sprechi e massimizzando i ricavi;
- Fare delle predizioni accurate sulle possibili entrate derivanti dalla vendita di quel determinato bene o servizio.
La gestione documentale
Dal punto di vista della gestione documentale, le operazioni che rientrano nel ciclo attivo sono, soprattutto, queste cinque:
- Anagrafica dei clienti: sotto questa voce sono comprese anche tutte le operazioni di contatto con il possibile cliente;
- Offerta: formulazione e invio dell’offerta al cliente;
- Ordine: una volta che l’offerta è stata accetta dal cliente, l’ordine deve essere registrato, sottoposto a controllo e infine confermato;
- Consegna: il prodotto acquistato deve essere preso dal magazzino, opportunamente imballato e poi spedito al cliente, che firma al momento dell’avvenuta consegna;
- Fatturazione: ricevuta il pagamento da parte del cliente per il bene ricevuto, si procede infine con la fatturazione.
La dematerializzazione
La gestione documentale di queste operazioni può rivelarsi anche molto complesso. Da questo punto di vista, la dematerializzazione del ciclo attivo fa in modo che l’azienda possa svolgere tali processi in maniera molto più semplice e veloce, con un risparmio del 70-80% per ogni ordine.
Il ciclo passivo
Ciclo attivo e ciclo passivo potrebbero essere definiti come aspetti di un medesimo processo: infatti, se il ciclo attivo, come abbiamo detto, è l’insieme delle operazioni che permettono all’azienda di vendere, il ciclo passivo riguarda l’insieme dei processi che stanno prima della vendita, ovvero il workflow tra l’azienda, i fornitori e il magazzino.
