Negli ultimi tempi si sente sempre più parlare di archiviazione e metodi di digitalizzazione. In merito a questo si desidera, in breve, esporre il processo di archiviazione ottica di un documento. I momenti fondamentali per l’archiviazione ottica di documenti cartacei sono due: un primo di acquisizione ottica del documento e di trasformazione in digitale dello stesso; un secondo di archiviazione vera e propria su appositi supporti e tramite apposite procedure di custodia.

La prima fase di archiviazione ottica di un documento prevede pertanto la sua acquisizione ottica. Per effettuare tale operazione si possono sfruttare due sistemi: uno di acquisizione per OCR (Optical Character Recognition) e uno di acquisizione per immagine. Nel primo caso, il software che permette l’operazione non si limita ad acquisire l’immagine come nel secondo ma rende il documento in formato testuale e pertanto modificabile riconoscendone i caratteri e ridisponendoli in modo corretto all’interno dello stesso. Il risultato della prima fase di archiviazione ottica di un documento potrebbe essere proprio quello di ottenere un documento ad esempio in formato Microsoft Word o un .txt. Questo tipo di acquisizione è molto utile ed efficace; tuttavia c’è da sottolineare il fatto che la resa digitale della stessa operazione dipende dal livello di conservazione del documento cartaceo per cui potrebbero essere utili interventi successi e manuali per sistemare i documenti acquisiti via OCR. Problema, questo, che non si pone per l’acquisizione per immagine.

L’archiviazione ottica di un documento effettuata attraverso il secondo metodo di acquisizione è ovviamente molto più limitato in quanto non consente una successiva accessibilità di formattazione ai dati interni al documento stesso. Per lo stesso motivo però tale modalità d’acquisizione è anche la più veloce e non richiede complessi interventi successivo di ottimizzazione, se non il semplice controllo di qualità. Ogni tipologia di documento e di esigenza aziendale ha il suo corrispettivo nel metodo di archiviazione ottica dei documenti. Scoprite quello giusto per la vostra azienda.

Approfondimenti
Archiviazione Ottica Sostitutiva

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