La conservazione dei documenti è qualcosa in costante evoluzione. Specialmente da quando le tecnologie digitali sono diventate così diffuse. E, in un momento di “passaggio tra vecchio e nuovo”, le competenze e l’esperienza sono più che mai necessarie per preservare lo storico di un ente o un’azienda.
I vantaggi della digitalizzazione sono tanti: più efficienza, maggiore semplificazione, minori costi. Più che normale, quindi, che i responsabili della gestione documentale, sia in ambito pubblico sia in ambito privato, si informino costantemente su come dematerializzare un documento.
E su come poter contare su un lavoro altamente professionale.
Temi:
- Dematerializzazione e digitalizzazione
- Organizzare la dematerializzazione dei documenti cartacei
- Scanner e software
- Attestazione di conformità
- Creare un archivio digitale
- Digitalizzazione documenti in outsourcing
Dematerializzazione e digitalizzazione
Prima di procedere, un chiarimento è doveroso, così da sgombrare il campo da ogni possibile fraintendimento: qual è la differenza tra dematerializzazione e digitalizzazione?
- La dematerializzazione è il processo che porta alla creazione di un documento digitale a partire da un originale cartaceo. Tale dicitura è ancora utilizzata perché si sta comunque attraversando una fase di transizione dal documento cartaceo a quello digitale.
- Per digitalizzazione s’intende creazione, validazione, gestione e conservazione di documenti che sono realizzati direttamente in digitale.
Le due definizioni sono, per forza di cose, semplificate ma rendono comunque l’idea di che cosa si andrà a parlare.
Organizzare la dematerializzazione dei documenti cartacei
In un ufficio in particolare, e in un’azienda o una pubblica amministrazione in generale, i documenti da digitalizzare sono, solitamente, tanti. L’attività preliminare da fare è organizzare, in maniera ordinata, tutti i documenti che poi saranno oggetto di dematerializzazione.
Come riuscirci? Bisogna stabilire e individuare una ratio, un criterio in base al quale ordinare i documenti. Ad esempio:
- Tipologia documentale (fatture, contratti, ecc.);
- Data di validazione;
- Anno di competenza;
- Ufficio di competenza;
- Responsabile della creazione e validazione.
Questi sono solo alcuni dei possibili esempi: ogni ufficio ha le proprie necessità e può scegliere di organizzare i contenuti da digitalizzare di conseguenza.
Scanner e software
Mettere in ordine i documenti secondo una precisa ratio permette anche di quantificare, in maniera precisa, di quanti documenti si sta parlando. A questo punto, c’è bisogno di due strumenti: uno scanner e un software di gestione documentale.
Scegliere lo scanner
Lo scanner per documenti è il primo amico di qualsiasi processo di dematerializzazione documentale. Ovviamente, ne esistono di diverse tipologie, ognuna adatta a uno specifico tipo di documenti. È possibile dare, al riguardo, delle preziose indicazioni.
- Scanner planetario. Per certi versi, potrebbe essere definito come il più generale e, allo stesso tempo, versatile. Lo scanner planetario, infatti, può essere utilizzando, sempre in maniera efficiente e con grandi risultati, per digitalizzazione non solo fogli ma anche libri, riviste, documenti rilegati e mappe. La soluzione ideale per gli uffici dove si gestiscono documenti di varia natura.
- Scanner piani e rotativi per grandi formati. Lo scanner piano e rotativo per grandi formati è indicato soprattutto per architetti, geometri e ingegneri, che devono spesso, se non sempre, lavorare a progetti su fogli di formato molto grande, come 0A, A1 e A2.
- Scanner per microfilm. Uno scanner che risponde a un’esigenza molto specifica: digitalizzare documenti conservati su pellicola, un supporto analogico ancora relativamente diffuso, soprattutto se si pensa agli archivi fotografici o alle cineteche.
Approfondimento: Scanner per documenti: come scegliere il migliore e usarlo in maniera professionale
Scegliere il software
Il secondo amico del processo di dematerializzazione documentale è un software di gestione documentale. Anche in questo caso, le soluzioni sono diverse:
- Piuma: software che consente di gestire in maniera ottimale il protocollo informatico;
- Alfresco: piattaforma per la gestione e la condivisione dei dati;
- Pentaho: programma per gestire il data warehouse, ovvero l’insieme di dati e informazioni che rappresentano il cuore di un ente o un’azienda;
- Ephesoft: piattaforma che semplifica l’acquisizione e la classificazione di documenti multicanale.
E anche in questo caso, la scelta va fatta in base alle esigenze specifiche dell’ufficio che ha la responsabilità dei documenti da digitalizzare.
Approfondimento: Software per la gestione documentale: 4 utili “ferri del mestiere”
Attestazione di conformità
I documenti sono stati scelti e digitalizzati. Prima di procedere con la loro allocazione in un archivio, c’è una domanda da porsi: in che modo garantire la piena corrispondenza tra l’originale cartaceo e il “sostituto” digitale? È qui che entra in gioco l’attestazione di conformità.
In sostanza, è l’attestazione che un documento digitale sia perfettamente conforme all’originale cartaceo da cui è stato creato. L’attestazione può essere rilasciata:
- Da un pubblico ufficiale per le pubbliche amministrazioni;
- Da un notaio per i privati.
Questo passaggio è tanto delicato quanto importante, richiede grande attenzione, esperienza e specifiche competenze.
Creare un archivio digitale
Adesso che i documenti sono digitalizzati e la loro conformità all’originale attestata, è venuto il momento di pensare alla creazione dell’archivio digitale vero e proprio.
Sul tema, non ci sono delle direttive precise e puntuali ma, più che altro, degli utili consigli da seguire:
- Scegliere quali sono i file;
- Decidere quali sono le categorie all’interno dell’archivio e rinominare i file in maniera coerente;
- Ridurre al minimo l’errore umano, anche utilizzando alcuni dei software precedentemente suggeriti;
- Ricorrere alla conservazione digitale per avere la certezza che i documenti restino integri e siano sempre reperibili in qualunque momento.
Giunti a questo stadio, il processo di dematerializzazione documentale può dirsi concluso.
Digitalizzazione documenti in outsourcing
Come si è visto, dematerializzare i documenti, specialmente quando sono in gran numero e si tratta di documenti importanti, è un’operazione sia complicata sia complessa. Meglio non improvvisare e affidarsi ai professionisti del settore.
Meglio ricorrere alla:
