La conservazione digitale dei documenti, in molte circostanze, richiede obbligatoriamente il ricorso a persone altamente qualificate. Professionisti che sappiamo come rendere i documenti facilmente reperibili in qualunque momento. E come proteggerli, in modo da evitare qualunque forma di alterazione, accidentale o meno.
Come diventare conservatore accreditato AgID: spesso, si considera questa eventualità per avere un soggetto qualificato che possa prendersi in carico la gestione e la conservazione dei documenti digitali. L’iter, in realtà, è lungo e complesso, e i requisiti da avere alquanto stringenti. Proprio per questo, la soluzione migliore resta l’outsourcing.
Temi:
- Conservazione digitale
- Certificatori accreditati AgID
- Requisiti, domanda, iter
- Elenco pubblico dei certificatori accreditati
- Conservazione accreditata AgID
Conservazione digitale
La necessità di rivolgersi a un conservatore accreditato AgID nasce, in linea di massima, quando c’è bisogno di ricorrere alla conservazione digitale. Cioè (semplificando il concetto) all’insieme di procedure e tecnologie che garantiscono l’inalterabilità e la reperibilità dei documenti.
Quando è obbligatoria
La normativa italiana prevede che, in alcuni casi, la conservazione digitale sia obbligatoria. Questo perché i documenti digitali prodotti da specifici enti e soggetti devono essere protetti e tutelati, così da garantirne l’inalterabilità.
I principali casi in cui la conservazione digitale è obbligatoria sono questi tre:
| Pubblica amministrazione | Come specificato dall’AgID, tutte le pubbliche amministrazioni devono dotarsi di un sistema di conservazione che garantisca l’integrità e la reperibilità dei documenti. |
| Fatture elettroniche | A stabilire l’obbligatorietà della conservazione digitale per le fatture elettroniche sono l’articolo 3, comma 1, lettera b, del D.M. 17/6/2014 (necessità di poter effettuare ricerche tra le fatture elettroniche conservate) e il D.M. 3 dicembre 2013 (necessità di emettere un “pacchetto informatico”). |
| Documenti generali | Alcuni documenti, come i contratti siglati con firma digitale, devono essere conservati facendo ricorso alla conservazione digitale. |
Certificatori accreditati AgID
- Nel settore pubblico. Nella pubblica amministrazione, la conservazione digitale è obbligatoria e ogni PA deve prevedere la figura del responsabile della conservazione. Il servizio di conservazione digitale può essere esternalizzato a un soggetto terzo, il quale deve necessariamente essere un conservatore accreditato AgID.
- Nel settore privato. Per aziende e imprese private, la conservazione digitale è obbligatoria per determinate tipologie di documenti (come visto nella tabella precedente). Rivolgersi a un conservatore accreditato AgID, per quanto non obbligatorio, è la garanzia che il conservatore abbia tutti i requisiti e le competenze per erogare il servizio di conservazione digitale nel modo più efficiente possibile.
Requisiti, domanda, iter
I 5 requisiti fondamentali
Per poter essere iscritto all’elenco dei conservatori digitali accreditati, un soggetto deve presentare questi requisiti (come indicato dalla circolare AgID n. 65 del 10 aprile 2014):
- Affidabilità tecnica, organizzativa a finanziaria, per assicurare una regolare erogazione del servizio;
- Personale qualificato e di comprovata esperienza, idoneo a erogare il servizio di conservazione digitale;
- Procedure, tecniche e metodi amministrativi consolidati;
- Sistemi affidabili e sicuri per la conservazione dei documenti informatici;
- Misure adeguata a garantire “la riservatezza, l’autenticità, l’immodificabilità, l’integrità e la fruibilità dei documenti informatici”.
Se a richiedere l’iscrizione è un soggetto privato, allora bisogna aggiungere, tra i requisiti da avere:
- Forma giuridica di società di capitali;
- Capitale sociale di almeno 200mila euro;
- I requisiti di onorabilità presenti nel “Testo unico delle leggi in materia bancaria e creditizia” (articolo 26 del d.lgs. 1 settembre 1993).
Presentazione della domanda
La domanda, in formato digitale e firmata con firma digitale dal rappresentate legale del soggetto che chiede l’iscrizione all’albo dei conservatori accreditati, deve essere redatta secondo un preciso modulo scaricabile dal sito dell’Agenzia per l’Italia digitale (Agid.gov.it/it/piattaforme/conservazione/accreditamento) e inviata all’indirizzo protocollo@pec.agid.gov.it.
La domanda deve contenere:
- Denominazione e sede legale della società;
- Le eventuali sedi operative;
- I dati del rappresentate legale;
- Nominativi e recapiti di uno o più referenti tecnici;
- Elenco dei documenti allegati.
L’iter da seguire
La domanda si considera accettata se, entro il termine di novanta giorni dalla data di presentazione, l’AgID non comunica il diniego al soggetto che ha fatto richiesta di iscrizione.
L’AgID può richiedere della documentazione integrativa e il termine di novanta giorni può essere sospeso una solta volta durante l’intero iter di valutazione dei requisiti.
L’AgID effettua costantemente azione di vigilanza e controllo sui conservatori accreditati. Qualora un certificatore non presentasse più tutti i requisiti, viene comunicata la cancellazione dall’elenco. Un soggetto può essere nuovamente iscritto all’elenco se dimostra di avere nuovamente tutti i requisiti necessari.
Elenco pubblico dei certificatori accreditati
L’elenco pubblico dei conservatori accreditati è disponibile sul sito dell’AgID: Agid.gov.it/it/piattaforme/conservazione/conservatori-accreditati.
Conservazione accreditata AgID
Non è facile iscriversi all’elenco dei conservatori accreditati perché i requisiti da presentare sono diversi e tutti richiedono esperienza, competenza, conoscenze tecniche molto approfondite.
Per tale motivo, sia nel settore pubblico sia nel settore privato, si sceglie sempre più spesso di ricorrere a un conservatore accreditato AgID al quale esternalizzare il servizio di conservazione digitale.
